Branża: e-commerce działający w segmencie elektroniki użytkowej (komputery, laptopy, podzespoły komputerowe, RTV i AGD)

Wolumen wysyłek: 5 tys. sezon wysoki /3 tys. sezon niski

→ CEL WDROŻENIA Usprawnienie procesów związanych z realizacją zamówień i ich wysyłką.

Przedsiębiorstwo, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu aplikacji AVOCADO Shipping, korzystało z dedykowanego rozwiązania informatycznego do nadawania przesyłek oraz realizacji zamówień. Z biegiem lat rozwiązanie przestało zaspokajać potrzeby szybko rozwijającego się przedsiębiorstwa. Nie było ono niestety stale rozwijane i dostosowywane do nowych potrzeb zarówno firmy, jak i sytuacji na rynku usług logistycznych. W konsekwencji rozwiązanie offline nie realizowało swojej funkcji w pełnym wymiarze. Kluczowym problemem był fakt, iż aplikacja działała w trybie offline, co niosło za sobą szereg komplikacji. Firma wykorzystywała do realizacji wysyłek pulę numerów listów przewozowych nadaną wcześniej przez spedytora, a dane kontrahentów uzupełniane były automatycznie w określonych odstępach czasu. Problem stanowiły przesyłki, które notorycznie nie przechodziły walidacji, co przekładało się na dużą ilość zwrotów. Utrudnieniem w pracy był także brak interfejsu pozwalającego na sprawdzanie doręczeń oraz śledzenie przesyłek. Z obsługą reklamacji również wiązały się pewne niedogodności – dotychczasowe rozwiązanie pozwalało na odebranie przesyłki od klienta za pomocą tylko jednej spedycji, co mocno zawężało wybór. Warto wspomnieć, że  dotychczasowe rozwiązanie nie było otwarte na wdrożenie żadnej nowej spedycji, co zdecydowanie paraliżowało możliwości działu logistyki i jednocześnie odbierało szansę bycia elastycznym wobec zmieniających się cen usług kurierskich.

Wiedząc, że wdrożenie aplikacji AVOCADO Shipping będzie wdrożeniem na dużą skalę, pracownicy YOSI.PL we współpracy z Działem Logistyki oraz Serwisu przedsiębiorstwa, przeprowadzili kompleksowy audyt oraz analizę istniejących procesów. Analiza wykazała jasno, że wdrożenie aplikacji, umożliwi znaczące usprawnienie realizacji zamówień oraz przyspieszy ich wysyłkę W nawiązaniu do analizy, opracowano strategię optymalizacji z naciskiem na jak najdokładniejsze odwzorowanie procesów logistycznych przedsiębiorstwa podczas konfiguracji aplikacji AVOCADO Shipping. Potrzeba usprawnienia procesów związanych z realizacją zamówień i ich wysyłką, zbiegła się w czasie z wdrożeniem nowego systemu WMS, co postawiło nas przed jeszcze większym wyzwaniem – pełną automatyzacją procesu nadawczego z poziomu nowo wdrożonego WMS.

Wdrożenie aplikacji AVOCADO Shipping składało się z trzech etapów. Pierwszym była konfiguracja aplikacji, w taki sposób, by jak najdokładniej odwzorować procesy, które wymagały usprawnienia.  Drugim etapem była optymalizacja. W jej wyniku klient otrzymał aplikację działającą w trybie półautomatycznym. Następnie, w nawiązaniu do zgłaszanych potrzeb przez firmę, rozszerzyliśmy funkcjonalności aplikacji o dodanie nowych spedycji, z którymi klient podjął współpracę już na etapie wdrożenia. Kolejnym, trzecim etapem podyktowanym wdrożeniem przez przedsiębiorstwo nowego systemu WMS, był pomysł zautomatyzowania w pełni procesu wydruku listów przewozowych. W tym celu wykorzystaliśmy komunikację Web API dostępną w AVOCADO Shipping, dzięki czemu system WMS uzyskał możliwość automatycznego generowania listów przewozowych bez udziału operatora. 

Aplikacja zleca wysyłki, informuje o statusie przesyłki, nr. listu przewozowego czy parametrach z jakimi została nadana. Wdrożenie aplikacji AVOCADO Shipping pozwoliło zoptymalizować czas potrzebny do nadania przesyłki, czyli wygenerowania listu przewozowego i wydrukowania etykiety nadawczej.

Dzięki wdrożeniu aplikacji AVOCADO Shipping, udało nam się w pełni zautomatyzować proces związany z realizacją i wysyłką zamówień. Główną i najbardziej pożądaną funkcjonalnością aplikacji, było nadawanie listów online w czasie rzeczywistym. Rozwiązało to problem walidacji przesyłek oraz problem z notorycznymi i uporczywymi zwrotami, a jednocześnie umożliwiło ekspresową wymianę informacji o odbiorcy, wybranym przewoźniku i jego usłudze. Dział Reklamacji zyskał nowe narzędzie do obsługi zwrotów. Korzystając z aplikacji AVOCADO Shipping, pracownicy mogą sprawdzić na jakim etapie jest dana przesyłka – korzystając z funkcji śledzenia przesyłki niezależnie od obsługującej ją firmy spedycyjnej. W efekcie skrócony został czas reakcji na reklamacje klientów. Aplikacja, wykazując się nie po raz pierwszy swoją elastycznością i otwartością, umożliwiła firmie integrację i wdrożenie dwóch nowych spedycji, a w przyszłości w razie potrzeby umożliwi swobodną ich zamianę lub wybór nowej. Strategiczną decyzją była również integracja AVOCADO Shipping z systemem WMS. Dzięki temu posunięciu, uzyskano skuteczne rozszerzenie funkcjonalności systemu WMS, o możliwość generowania listów przewozowych bez udziału operatora, czyli bezpośrednio z WMS.

KORZYŚCI

  • Przechowywanie danych wysyłkowych w 1 systemie.
  • Walidacja wysyłek w czasie rzeczywistym – zmniejszona ilość zwrotów.
  • Przyspieszenie pracy Działu Reklamacji.
  • Elastyczne rozwiązanie pozwoliło na wdrożenie 2 nowych spedycji oraz możliwość rozszerzenia o kolejne.
  • Jeden interfejs Web API, który w istotny sposób usprawnił integrację z panelem firmy oraz systemem WMS.
  • Skuteczna integracja z dedykowanym systemem WMS.