Branża: nowoczesne rozwiązania dla branży pocztowej

Wolumen wysyłanych dokumentów: kilkadziesiąt tysięcy dziennie (w okresie rozliczeniowym)

→ CEL WDROŻENIA: Całkowite wyeliminowanie powtarzających się akcji/czynności w postaci manualnej wysyłki dokumentów handlowych.

Grupa Kapitałowa, w skład której wchodzi m.in operator logistyczny, decydując się na nowe technologiczne usprawnienia kładzie szczególny nacisk na sprawdzone oraz dojrzałe rozwiązania. Idąc z duchem czasu, firma zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów wychodzących. W oparciu o wcześniejszą współpracę, naturalnym posunięciem było zwrócenie się do YOSI.PL, producenta systemu AVOCADO eDocs, o wsparcie we wdrożeniu holistycznego rozwiązania do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów, w powiązaniu z wykorzystywanym systemem Comarch ERP XL. Od roku 2017 Spółka korzystała ze wsparcia YOSI.PL w utrzymaniu, kastomizacji oraz rozwoju systemu Comarch ERP XL. 

Wiedząc, że wdrożenie systemu AVOCADO eDocs w 6 podległych spółkach jednocześnie będzie wdrożeniem na dużą skalę, pracownicy YOSI.PL we współpracy z Klientem przeprowadzili kompleksowy audyt. Analiza potwierdziła realną potrzebę wdrożenia rozwiązania do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów. Na podstawie analizy opracowano strategię, która pozwoli zupełnie wyeliminować tradycyjną obsługę dokumentów w formie papierowej oraz pozytywnie wpłynie na zwiększenie wydajności przetwarzanych dokumentów w przedsiębiorstwie poprzez uporządkowanie i automatyzację czynności powtarzalnych.

Głównym celem wdrożenia było wyeliminowanie tradycyjnej obsługi dokumentów w formie papierowej, zwiększenie wydajności przetwarzanych dokumentów oraz optymalizacja pracy Działu Księgowości. 

Aplikacja AVOCADO eDocs została wdrożona w całej Grupie Kapitałowej, czyli w 6 różnych spółkach. Z poziomu aplikacji, docelowo zaplanowano zarządzanie wysyłkami faktur, faktur zaliczkowych, korekt, not memoriałowych, potwierdzeń sald, specyfikacji lub innych dokumentów handlowych i księgowych. 

Proces wdrożenia aplikacji AVOCADO eDocs, rozpoczął się od ustalenia, a następnie zdefiniowania odpowiednich szablonów wiadomości. W zależności przedmiotu wysyłki, odpowiednio dostosowana treść oraz załączniki są generowane a następnie wysyłane. Wiadomości są przesyłane z określonych skrzynek pocztowych w zależności od grupy docelowej odbiorców. Oznacza to, że bez naszej interakcji wiadomości “wiedzą” z jakiej skrzynki pocztowej mają wychodzić oraz na jaki adres docelowo mają trafiać. Zarówno treść wiadomości email jak i załączniki, generowane są automatycznie, na podstawie danych z systemu Comarch ERP XL. Załączniki dołączone do wiadomości, zazwyczaj przesyłane są w formacie pdf oraz csv, przykładowo faktura i specyfikacja, czyli szczegółowy wykaz zrealizowanych usług w okresie rozliczeniowym objętych danym dokumentem handlowym. Szablony, na podstawie których generowane są wydruki pdf, dołączone do wiadomości, pobierane z wydruków Crystal Reports, zdefiniowanych w systemie ERP. Stanowi to duże ułatwienie w zarządzaniu szablonami wydruków, których wszystkie definicje są w jednym miejscu. Załączniki zawierające szczegółową specyfikację, generowane automatycznie w procesie wysyłki w formacie csv, powstają w oparciu o dane z zewnętrznego źródła. Zbudowanie tego procesu było dla naszych specjalistów dużym wyzwaniem, z którym dzięki doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy poradziliśmy sobie doskonale.

W relacji usługodawca – kontrahent, warunkiem koniecznym do przesyłania i udostępniania elektronicznie dokumentów handlowych jest uzyskanie uprzedniej zgody odbiorcy na jej przesyłanie drogą elektroniczną, tak więc, nie w każdym przypadku sprawdzi się scenariusz wysyłania automatycznych wiadomości do wszystkich kontrahentów. Wychodząc naprzeciw temu problemowi, generujemy wszystkie dokumenty handlowe, ale tylko część z nich jest wysyłana drogą elektroniczną, reszta natomiast służy do wydruku oraz wysyłki do kontrahenta w formie papierowej.

Wdrożenie aplikacji AVOCADO eDocs, oprócz niepodważalnej korzyści jaką jest w pełni zautomatyzowany proces wysyłki dokumentów drogą elektroniczną, miało na celu również ułatwienie windykacji, w tym automatyczną wysyłkę ponagleń, wezwań do zapłaty oraz, co ważniejsze, zbieranie informacji dot. doręczeń, czyli wiadomości, które zostały ze 100% pewnością otwarte przez naszego kontrahenta. Tego typu informacje w skrajnych, problematycznych przypadkach związanych z dłużnikami, służą jako niekwestionowany materiał dowodowy przed sądem, a tym samym pozwalają na skuteczniejszy proces problematycznej windykacji.

Dzięki wdrożeniu systemu AVOCADO eDocs w całej Grupie Kapitałowej, nastąpiła pełna automatyzacja w zakresie zarządzania dokumentami elektronicznymi. Cały proces, pozwala nie tylko uniknąć błędów czy omyłkowego wysłania nieprawidłowego załącznika – nie wymaga on żadnego zaangażowania ze strony pracowników, bowiem odbywa się w tle. Wszystkie informacje zwrotne, jak data wysyłki oraz adres e-mail, przechowywane są w systemie ERP. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi normami dotyczącymi archiwizacji dokumentów handlowych, aplikacja prowadzi archiwum z kontrolą czasu przechowywania poszczególnych dokumentów.

Z punktu widzenia potrzeb firmy, największą zaletą AVOCADO eDocs jest możliwość utworzenia wielu szablonów, dla każdej ze spółek w ramach Grupy Kapitałowej. Szablony, oprócz oczywistych różnic w treści wynikających z kastomizacji, różnią się także językiem wiadomości. Każdy wychodzący mail może mieć inną treść, inny załączniki oraz inną specyfikację pobieraną z zewnętrznego źródła. Gdy wyobrazimy sobie skalę tego wdrożenia oraz poziom skomplikowania całego procesu, z całą pewnością można stwierdzić, że kolejna aplikacja z grupy AVOCADO Soft, doskonale odnalazła się w realiach biznesowych, gdzie skalowalność rozwiązania okazała się naprawdę imponująca.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

  • Pozytywny wpływ na finanse firmy, dzięki automatyzacji procesów, które wcześniej wymagały zaangażowania wielu pracowników
  • Jedna, wspólna i uporządkowana przestrzeń dla całości wysłanej dokumentacji 
  • Pełna informacja o położeniu dokumentu oraz proste wyszukiwanie 
  • Ujednolicenie procedur firmowych 
  • Wdrożenie koncepcji „paperless office”