Decyzja o udostępnieniu przestrzeni magazynowej zewnętrznym firmom to krok strategiczny, który może przynieść organizacji wymierne korzyści. Warunkiem sukcesu jest jednak odpowiednie dopasowanie klientów do możliwości operacyjnych i infrastrukturalnych magazynu. Niewłaściwy dobór kontrahentów może bowiem szybko zniwelować potencjalny zysk, a nawet wygenerować straty i ryzyko operacyjne. Kluczowe znaczenie ma tu zarówno charakter przechowywanego towaru, jak i sezonowość dostępnej przestrzeni oraz zasobów.

Zacznij nie od tego, kogo chcesz, lecz kogo możesz obsłużyć

Najczęstszym błędem popełnianym na początku jest kierowanie się wyłącznie potencjałem rynku lub chęcią szybkiego zagospodarowania przestrzeni. Tymczasem pierwszym krokiem powinno być precyzyjne określenie, jaki rodzaj towarów jesteśmy w stanie bezpiecznie i efektywnie obsłużyć. Własna działalność magazynowa posiada zazwyczaj określony profil operacyjny – dotyczy to zarówno infrastruktury (regały, strefy temperaturowe, dostępność ramp), jak i systemów oraz procedur.

Jeśli magazyn przeznaczony jest np. dla produktów chemicznych lub technicznych, jego otwarcie na asortyment spożywczy może wymagać przebudowy przestrzeni, spełnienia wymagań sanepidu i wprowadzenia restrykcyjnych norm jakościowych. Niezrozumienie lub zlekceważenie takich ograniczeń technicznych prowadzi do błędnych decyzji i niepotrzebnych inwestycji.

Charakter towaru ma kluczowe znaczenie

Wybór klientów powinien być oparty na analizie zgodności ich towarów z tym, co już jest przechowywane w magazynie. Należy wziąć pod uwagę m.in. właściwości fizykochemiczne produktów, wymagania dotyczące warunków przechowywania, możliwość wydzielenia stref oraz ryzyko skażeń lub zanieczyszczeń towarów. Dobrą praktyką jest dopuszczanie jedynie takich grup produktów, które nie wpływają negatywnie na obecnie składowany asortyment.

Równie istotna jest analiza operacyjna – czy towary klientów będą wymagały innej formy obsługi, niż dotychczas stosowana?

Wiele firm decyduje się na komercjalizację magazynu w odpowiedzi na sezonowe nadwyżki powierzchni. To dobre rozwiązanie, o ile zostanie poprzedzone rzetelną analizą cykliczności operacyjnej własnej firmy. Jeśli dostępna przestrzeń jest wyłącznie tymczasowa, należy szukać klientów, których potrzeby występują w przeciwnym cyklu sezonowym – w okresie naszej niskiej aktywności. Brak takiego dopasowania może doprowadzić do sytuacji, w której w szczycie własnego sezonu operacyjnego zabraknie miejsca na główną działalność, co w dłuższej perspektywie zaszkodzi podstawowemu biznesowi.

Kiedy segmentacja staje się pułapką?

Intuicyjne segmentowanie klientów na podstawie branży czy wielkości nie zawsze daje trafny obraz rzeczywistych potrzeb i obciążeń, jakie klient wygeneruje. Przykładem są małe firmy e-commerce, które z pozoru wydają się niewymagające, a w praktyce mogą być źródłem bardzo intensywnej komunikacji, dużej liczby drobnych operacji i wysokich oczekiwań dotyczących elastyczności.

Z drugiej strony, firmy produkcyjne poszukujące buforowego magazynu na surowce mogą być mniej wymagające operacyjnie, ale potrzebować gwarancji dostępności w określonych oknach czasowych i współpracy z własnym transportem. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe przy planowaniu zasobów i modelu współpracy.

Jak ocenić klienta, zanim zaczniemy współpracę?

Dobór klienta powinien być procesem świadomym i opartym na weryfikacji kilku obszarów. Warto rozpocząć od analizy rodzaju i obrotowości towaru, cyklu dostaw i wydań, wymaganych standardów jakości oraz oczekiwanej integracji systemowej. Równie istotne jest poznanie kultury pracy klienta – czy jest uporządkowany, czy reaguje na bieżąco, czy generuje dużą liczbę dodatkowych zapytań.

Przed podpisaniem umowy dobrze jest także przeprowadzić testową współpracę na ograniczonym zakresie lub zaprosić klienta do wspólnego doprecyzowania wymagań operacyjnych i administracyjnych.

Efektywna współpraca magazynowa zaczyna się od trafnie wybranych partnerów. Kluczowe znaczenie ma tu zrozumienie własnych możliwości, ograniczeń infrastrukturalnych i operacyjnych oraz precyzyjna analiza potrzeb potencjalnych klientów. Unikanie błędów w segmentacji, uwzględnienie sezonowości i weryfikacja zgodności towarowej pozwolą nie tylko lepiej wykorzystać wolną przestrzeń, ale też zbudować stabilny i przewidywalny model usługowy.