Wielu właścicieli firm z własną infrastrukturą magazynową zadaje sobie pytanie: co zrobić z niewykorzystaną przestrzenią? Rosnące koszty utrzymania i sezonowe wahania popytu sprawiają, że naturalnym kierunkiem staje się komercjalizacja magazynu. Udostępnienie powierzchni na potrzeby zewnętrznych klientów może być szansą na dodatkowy przychód, ale też wiąże się z szeregiem decyzji, które przesądzają o powodzeniu lub porażce całego przedsięwzięcia.

Od czego zacząć?

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest precyzyjne określenie celu. Czy głównym zamierzeniem jest pokrycie kosztów stałych związanych z utrzymaniem magazynu (czynsz, amortyzacja, media, sprzęt, wynagrodzenia)? A może organizacja chce aktywnie wejść w nowy model biznesowy, oferując usługi magazynowe jako stały element swojej oferty?

Odpowiedź na to pytanie ma kluczowe znaczenie – to właśnie ona warunkuje dalsze decyzje inwestycyjne, operacyjne i handlowe.

Rzeczywiste koszty, które trzeba uwzględnić

Koszty magazynowe to nie tylko czynsz i energia elektryczna. Wiele firm nieświadomie klasyfikuje część wydatków jako koszty zmienne, podczas gdy w rzeczywistości mają one charakter stały. Przykładem są wynagrodzenia pracowników magazynowych zatrudnionych na etat, niezależnie od ilości realizowanych operacji. Równie istotne są koszty leasingu i utrzymania sprzętu, takiego jak wózki widłowe czy regały, a także opłaty związane z działaniem systemów informatycznych wspierających operacje (np. WMS). Do tego dochodzą koszty związane z ubezpieczeniem oraz serwisowaniem infrastruktury, które również pozostają niezmienne bez względu na stopień wykorzystania przestrzeni magazynowej.

Przed podjęciem decyzji o komercjalizacji przestrzeni, warto zestawić wskazane koszty z potencjalnymi przychodami z najmu i usług.

Czy wystarczy „mieć miejsce”?

Sama dostępność przestrzeni magazynowej to zbyt mało. Kluczowe pytania, które trzeba sobie zadać:

  • struktura zamówień klienta (czy są to duże przesyłki, czy jednostkowe sztuki),

  • intensywność kontaktu i liczba zgłoszeń,

  • wymagania dotyczące pakowania i dokumentacji,

  • potrzeba integracji systemów, 

  • a także rotacja towaru i jego wartość.

Należy również wziąć pod uwagę charakter wolnej przestrzeni – czy to dostępna stale powierzchnia, czy tylko sezonowa nadwyżka? Odpowiedź pomoże dobrać odpowiedni segment klientów – np. takich, których sezonowość uzupełnia nasze braki.

Rozpoczęcie świadczenia usług magazynowych to nie tylko „dodatkowa przestrzeń do wynajęcia”. To pełnoprawna działalność usługowa, która wymaga wdrożenia uporządkowanych procesów operacyjnych, zaangażowania odpowiedniego zespołu, integracji systemów oraz stworzenia skutecznych mechanizmów zabezpieczających. Wraz z pozyskaniem pierwszych klientów pojawiają się nowe obowiązki administracyjne i wyzwania komunikacyjne. Niezbędne staje się także odpowiednie zaplanowanie logistyki – zarówno pod kątem własnego transportu, jak i współpracy z zewnętrznymi spedytorami. Istotną częścią codziennej działalności staje się obsługa reklamacji i zwrotów, wymagająca odrębnych procesów i kompetencji zespołu. Do tego dochodzi pełna odpowiedzialność za powierzony przez klientów towar, co znacząco podnosi poziom ryzyka operacyjnego.

To wszystko generuje dodatkowe koszty – zarówno ludzkie, jak i organizacyjne. Warto zatem dokładnie przemyśleć, czy organizacja jest gotowa, aby przejąć taką odpowiedzialność i czy ma zasoby, by to skutecznie obsłużyć.

Kiedy to się opłaca?

Model usługowy magazynu może być bardzo dochodowy, szczególnie gdy:

  • magazyn jest dobrze zlokalizowany i ma wolumeny dostępne w długim horyzoncie,
  • organizacja dysponuje odpowiednim systemem WMS i doświadczonym zespołem,
  • możliwe jest pozyskanie klientów z kompatybilnym towarem i sezonowością,
  • firma jest w stanie oferować nie tylko przestrzeń, ale i wartość dodaną (np. transport, kompletację, pakowanie).

W przeciwnym razie może się okazać, że zamiast obniżyć koszty, firma zwiększy ich skalę – nie generując przy tym stabilnych przychodów.

świadczenie usług magazynowych

Podsumowanie

Decyzja o udostępnieniu własnego magazynu dla zewnętrznych klientów nie powinna być impulsywna. To proces wymagający analizy strategicznej, kosztowej i operacyjnej. Dobrze zaprojektowany model może stanowić realne źródło dodatkowego przychodu i rozwój nowej linii biznesowej. W przeciwnym wypadku — może stać się źródłem kosztów i frustracji.