Wdrożenie systemu WMS i co dalej? Asysta i serwis systemu jako klucz do efektywnego i trwałego rozwoju przedsiębiorstwa

Logistyka magazynowa w nowoczesnym przedsiębiorstwie nie może funkcjonować bez narzędzi wspierających zarządzanie magazynem, wśród których kluczowy jest system WMS (Warehouse Management System). Pozwala on zoptymalizować obsługę magazynu, zarządzać ruchem towarów oraz monitorować kluczowe wskaźniki operacyjne, w wszystko to w czasie rzeczywistym. Jednak samo posiadanie systemu to za mało – system jest mózgiem magazynu, ale najpierw musimy nauczyć go myśleć: kluczowy jest zatem sposób jego wdrożenia, jakość asysty powdrożeniowej oraz poziom wsparcia serwisowego po zakończeniu projektu.

Proces wyboru oprogramowania to pierwszy krok do sukcesu. Na tym etapie trzeba uwzględnić specyfikę procesów magazynowania i ich złożoność, dostosowanie do branży oraz wielkości firmy. Podstawą do podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu WMS, powinny być motywacje które mają uzasadnienie celu biznesowego projektu. Powinniśmy sprawdzić czy zakres funkcjonalności i skalowalność systemu odpowiada wyznaczonym i zakładanym potrzebom firmy. Pamiętajmy, że dobry system powinien rozwijać się razem z firmą, a dostawca oprogramowania musi gwarantować bieżące aktualizacje i świadczyć usługi asysty oraz serwisu systemu.

Samo wdrożenie systemu WMS rozpoczyna się zatem dużo wcześniej niż od implementacji, czyli instalacji oprogramowania. Na początku konieczna jest szczegółowa analiza bieżących potrzeb, a także tych w dalszej perspektywie, np. 2-3 lat rozwoju przedsiębiorstwa. To moment, w którym dostawca systemu wspólnie z klientem określa cele biznesowe wdrożenia, identyfikuje procesy magazynowe oraz definiuje wymagania np. integracyjne: z systemem ERP, e-commerce, automatyką magazynową i kurierami. Właściwie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa to fundament projektu – pozwala ograniczyć ryzyka, przewidzieć potencjalne problemy i dobrać odpowiedni zakres funkcjonalny systemu. Dobrze określone cele, jasna komunikacja i współpraca pomiędzy firmą wdrażającą a klientem oraz pilnowanie wszystkich aspektów przy projektowaniu i adaptacji do procesów to podwaliny sukcesu wdrożenia. Warto także dobrze dobrać zespół osób, które na etapie analizy potrzeb będą brały udział w spotkaniach z konsultantami dostawcy systemu.

Testy to ostatni zakręt przed metą i nie można go bagatelizować. Koszt korekty błędnych założeń jest zdecydowanie niższy teraz, niż w następnym etapie powdrożeniowym. W tym etapie jest miejsce na ocenę nie tylko poprawności wszystkich funkcji i procesów, ale także ich ergonomii. Należy zwrócić uwagę zespołom testowym, aby były na to wyczulone. Urwanie każdego zbędnego kliknięcia czy przejścia po magazynie może przekładać się w ogólnym rozrachunku na olbrzymie oszczędności zarówno czasu, jak i kosztów operacyjnych. Ten etap kończą szkolenia wszystkich pracowników. WMS AVOCADO Packing, został tak zaprojektowany, żeby skrócić do minimum czas szkolenia nowych pracowników i zoptymalizować ich pracę z wykorzystaniem terminali mobilnych czy automatyki magazynowej.

Po etapie projektowania i konfiguracji systemu WMS nadchodzi faza testów, szkoleń i uruchomienia produkcyjnego. To moment szczególnie intensywny, wymagający współpracy zespołu wdrożeniowego i użytkowników końcowych. Uruchomienie w środowisku rzeczywistym często wiąże się z wyzwaniami, dlatego obecność doświadczonego partnera wdrożeniowego i jego szybka reakcja mają kluczowe znaczenie. Właśnie dlatego standardem branżowym stała się asysta powdrożeniowa, czyli etap wsparcia operacyjnego po starcie systemu. Wdrożenie systemu nie kończy się w momencie podpisania protokołu wdrożeniowego i dniu startu pracy na nowym oprogramowaniu. Owszem, odbiór gotowego systemu WMS jest etapem technicznie kończącym wdrożenie. Jednak to pierwsze tygodnie działania systemu w magazynie są wyznacznikiem, że proces implementacji systemu przebiegł pomyślnie. To także czas, w którym użytkownicy uczą się w pełni wykorzystywać możliwości rozwiązania, widzą pierwsze korzyści i usprawniania w procesach, ale mogą także zauważyć potrzebę dostosowania pojedynczych funkcjonalności czy drobnych zmian w konfiguracji. Jest to etap przeniesienia systemu do obszaru wsparcia powdrożeniowego.

Asysta powdrożeniowa to czas, w którym system już działa, a zespół wdrożeniowy czuwa i monitoruje jego działanie. W tym trybie udziela szybkiej pomocy w przypadku jakichkolwiek sytuacji związanych z funkcjonowaniem systemu, typu błędy operatorów, które mogą zdarzać się podczas pracy na nowym oprogramowaniu, błędy komunikacji z innymi systemami zewnętrznymi (np. systemem ERP) etc. Często pojawiają się wtedy także nowe potrzeby wdrożeniowe, które wypływają w trakcie użytkowania systemu, a nie zostały wskazane wcześniej, Dlatego, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia takich sytuacji, podkreślamy, jak ważny jest etap analizy przedwdrożeniowej. Konsultanci wdrożeniowi i pracownicy asysty odpowiadają wtedy często na pytania dotyczące obsługi systemu, które pojawiają się podczas pierwszej fazy korzystania z nowego rozwiązania.

Taka forma wsparcia trwa zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od skali wdrożenia i poziomu złożoności operacji. Jej celem jest zapewnienie płynnego działania systemu w nowym środowisku oraz ograniczenie ryzyka błędów, które mogłyby wpłynąć na wydajność, czyli przepustowość magazynu, terminowość wysyłek czy finalnie na jakość obsługi klienta. Wsparcie powdrożeniowe jest zazwyczaj przewidziane i uwzględnione w kosztach opisanych w umowie wdrożeniowej.

Kolejnym krokiem na ścieżce do stabilnego i efektywnego korzystania z wdrożonego systemu WMS jest powierzenie opieki nad rozwiązaniem działowi serwisu, czyli stałej asysty. Następuje to po zakończeniu asysty powdrożeniowej i zapewnia wsparcie techniczne i rozwojowe. To bardzo istotny element inwestycji w WMS, często niedoceniany na etapie wyboru dostawcy. Umowa serwisowa obejmuje nie tylko reagowanie na błędy i awarie, ale także aktualizacje systemu, rozwój funkcjonalności, dostosowania do nowych przepisów czy potrzeb wynikających z rozwoju firmy. W praktyce oznacza to, że WMS jest rozwiązaniem, które powinno ewoluować razem z biznesem. Dobry serwis to taki, który poza naprawą błędów także doradza, proponuje optymalizacje i wspiera firmę w dążeniu do większej efektywności.

Co istotne, dobrze wdrożony WMS zapewnia nie tylko szybkie efekty operacyjne, ale również długofalowe korzyści strategiczne: skalowalność, lepsze planowanie, większą kontrolę nad kosztami i szybszy zwrot z inwestycji. Warunkiem osiągnięcia takich rezultatów jest jednak podejście kompleksowe, od starannego zaprojektowania wdrożenia, przez obecność konsultantów po uruchomieniu, aż po profesjonalny serwis. Dla firm planujących wdrożenie systemu WMS oznacza to jedno: nie warto kierować się wyłącznie ceną licencji. Dużo ważniejsze są kompetencje partnera wdrożeniowego, jakość wsparcia po uruchomieniu systemu oraz możliwości jego dalszego rozwoju.

System WMS AVOCADO Packing, tak jak pozostałe aplikacje z ekosystemu AVOCADO Soft, objęte są roczną gwarancją bezpośrednio po wdrożeniu i uruchomieniu. Gwarancja zapewnia bezpłatne usuwanie wykrytych wad oprogramowania oraz aktualizacje do obowiązujących przepisów. Można ją przedłużyć lub rozszerzyć w ramach pakietów asysty. Asysta serwisowa to wyższy poziom wsparcia – obejmuje priorytetową obsługę problemów związanych z eksploatacją systemu, takich jak błędy użytkowników, zakłócenia pracy czy awarie środowiska IT. Jeszcze bardziej zaawansowaną formą zabezpieczenia działania systemu jest umowa serwisowa (SLA), która gwarantuje najszybszą reakcję i kompleksową obsługę w przypadku poważnych awarii.

Po upływie pierwszego roku korzystania z systemu, firma staje przed dylematem: czy wystarczy nam standardowa gwarancja, czy może warto zainwestować w dodatkowy pakiet asysty serwisowej?

Zarówno gwarancja, jak i rozszerzona asysta serwisowa są ważne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Gwarancja zapewni podstawowe bezpieczeństwo, usuwanie wad oprogramowania, dostęp do najnowszych wersji systemu oraz wsparcie mailowe konsultantów. Asysta natomiast, poprzez stałą umowę serwisową, gwarantuje wyższy poziom obsługi, nadając priorytet zgłoszeniom i oferując rozszerzony zakres wsparcia.

Wybór najbardziej korzystnego planu asysty zależy od specyfiki i potrzeb Twojej firmy. W AVOCADO Soft oferujemy naszym klientom 4 poziomy asysty: podstawową gwarancję na system, dwa warianty asysty w postaci planów: Plan Rozszerzony i Premium oraz umowę SLA na indywidualnych warunkach.

Poniżej przyjrzymy się dwóm wariantom asysty: Plan Rozszerzony vs. Plan Premium.

Oba plany gwarantują wszystkie formy asysty (mailową, telefoniczną i połączenia zdalne) dostępne w standardowych godzinach pracy. Różni je natomiast liczba priorytetowych zgłoszeń awaryjnych oraz czas rozliczenia.

Plan Rozszerzony to doskonałe rozwiązanie dla firm, które potrzebują znaczącego ulepszenia wsparcia w stosunku do planu podstawowego, ale niekoniecznie wymagają natychmiastowej dostępności czy dedykowanego opiekuna. Jego główne zalety to:

• Szybszy czas reakcji: Gwarantowany czas reakcji na zgłoszenie to 8 godzin (w porównaniu do 5 dni w planie podstawowym), co jest kluczowe dla ciągłości działania.
• Większa dostępność asysty: Dostęp do asysty telefonicznej i połączeń zdalnych w standardowych godzinach pracy.
• 2 zgłoszenia awaryjne miesięcznie z czasem reakcji do 2 godzin w godzinach pracy asysty, zapewniające szybką pomoc w krytycznych sytuacjach.
• Minimalny czas rozliczania to 0,5 godziny, z możliwością zakupu pakietów godzinowych lub abonamentu po korzystniejszej stawce.

Dla kogo? Idealny dla firm, które cenią sobie dobrą równowagę między kosztem a zakresem usług, potrzebują szybszej reakcji i szerszego zakresu komunikacji.

Plan Premium to wybór dla bardziej wymagających klientów, którzy potrzebują jeszcze wyższego poziomu wsparcia, szybkiej interwencji w przypadku awarii oraz personalizowanej obsługi. Oferuje korzyści Planu Rozszerzonego, skupiając się na rozszerzeniu opcji:

• Większa liczba zgłoszeń awaryjnych: 5 zgłoszeń awaryjnych miesięcznie z czasem reakcji do 2 godzin, nieocenione dla systemów o wysokiej krytyczności działania.
• Dedykowany opiekun: Możliwość skorzystania z dedykowanego opiekuna (do 2 godzin w miesiącu) do spotkań statusowych i konsultacji, co pozwala na budowanie głębszych relacji i lepsze zrozumienie potrzeb klienta.
• Dostęp do systemu zgłoszeniowego: Zwiększa przejrzystość procesów i ułatwia monitorowanie statusu zgłoszeń.
• Niższy minimalny czas rozliczania: Wynosi 0,25 godziny, co jest korzystne dla drobnych, szybkich interwencji.

Dla kogo? Idealny dla firm z systemami o wysokiej krytyczności działania, które wymagają natychmiastowej interwencji, spersonalizowanej obsługi i przejrzystości procesów.

Reasumując, jeśli kluczowy dla Ciebie jest optymalny stosunek ceny do jakości i znaczące ulepszenie w stosunku do podstawowego wsparcia, Plan Rozszerzony będzie dobrym wyborem. Jeśli jednak Twoja firma wymaga wyższego poziomu wsparcia, bardzo szybkiej interwencji, dedykowanej obsługi i jest gotowa zainwestować więcej, Plan Premium zapewni Ci najwyższą efektywność działania.