Black Friday, to dla całej branży e-commerce początek sprzedażowych żniw. Trwają od listopada, przez okres okołoświąteczny, aż po ostatnie styczniowe promocje. Porównanie ze żniwami nie jest przypadkowe, ponieważ tak jak rolnik na żniwa, tak i cała branża e-commerce powinna sumiennie przygotować się na wzmożoną sprzedaż. To od odpowiedniego przygotowania oraz przemyślanej strategii będzie zależała wysokość oraz jakość przyszłych plonów. 

Żniwa w Polsce zazwyczaj trwają 2 miesiące – od czerwca do sierpnia. Ten intensywny okres wzmożonych prac sami rolnicy określają “dniami zapłaty za całoroczną pracę”. Każdy rolnik ma swoją strategię zbierania plonów, każdy posiada podobny, a jednocześnie unikalny styl pracy oraz swoje indywidualne przeczucia dotyczące pogody, czy odpowiedniego momentu na start żniw. Najbardziej doświadczeni i rozważni, dzięki swojej wiedzy oraz doskonale dopracowanej taktyce wiedzą jak rozłożyć siły i zaplanować działania tak, aby zapłata była warta całorocznej harówki.

Na przygotowania do wzmożonego ruchu w kanale e-commerce, powinno się spojrzeć z kilku stron: marketingowej, technicznej oraz operacyjnej. Zazwyczaj pamiętamy o tym, aby wymyślić hasła marketingowe, włączyć reklamę na Adsach czy zwiększyć dostępność zasobów fizycznych serwerów, rzadko niestety zadajemy sobie pytanie “Jak obsłużyć większą ilość wysyłek w tym samym czasie?” Ci bardziej przezorni, zatrudniają dodatkowych magazynierów – co na pierwszy rzut oka wydaje się dobrym pomysłem, niestety niewielu jednak myśli o tym, że będą to osoby dla których: po pierwsze będzie to obcy asortyment z którym mniej więcej zdążą się zapoznać już po boomie zakupowym, a po drugie nowa siła robocza nie uchroni nas od błędów w kompletacji czy też przed źle zaadresowanymi wysyłkami. Warto w takich okolicznościach przyjrzeć się dostępnym na rynku rozwiązaniom automatyzującym procesy związane z realizacją wysyłek. 

Naturalnie, jeżeli korzystamy jedynie z systemu ERP, inwestycja w system magazynowy WMS będzie nieunikniona – prędzej czy później wraz z rozwojem firmy, pojawią się większe potrzeby oraz oczekiwania względem np. optymalizacji czasu kompletacji poszczególnych zamówień czy po prostu rzetelnej identyfikacji towarów na magazynie. (Więcej o możliwościach systemu magazynowego możesz przeczytać tutaj). Co jednak można zrobić niewielkim kosztem, jeżeli jesteśmy “tuż przed” sezonem wzmożonych wysyłek?

Rynek rozwiązań do automatyzacji procesu generowania wysyłek, może zaoferować nam kilka rozwiązań, w tym m.in aplikację AVOCADO Shipping, posiadającą ponad 5000 użytkowników, w 450 firmach w całej Polsce i nie tylko. Aplikacja wyróżnia się przede wszystkim:

 – największą na rynku liczbą integracji z kurierami i spedytorami – 24 (DHL24, DHL Parcels, DHL Express, DHL Fracht, DPD, GLS, UPS, Fedex, InPost Paczkomaty, InPost Kurier, InPost Polecony, InPost Allegro, Poczta Polska, DB Schenker, JAS-FGB, Paczka w Ruchu, Apaczka, TNT, PEKAES, Rohlig SUUS Logistics (RSL), Raben, Geis, ParcelForce, DTS, Świat Przesyłek, Hellmann);

–  liczbą dostępnych integracji z systemami ERP – (Comarch Optima, Comarch XL, Comarch Altum, SAP Business One, Subiekt GT, Subiekt Nexo, Sello, Sage Symfonia, Enova 365, Asseco WF-Mag) oraz e-commerce – (Prestashop, Magento, Shoper i Allegro).

Aplikacja, ze względu na sporą ilość kapitalnych funkcjonalności, świetnie odnajdzie się na magazynie zarówno e-sklepu nastawionego głównie na dużą ilość pojedynczych wysyłek, jak i firmy produkcyjnej wysyłającej towary o niestandardowych gabarytach np. do sieci handlowych. Aby lepiej zwizualizować wachlarz możliwości Shippingu – posłużę się przykładem 3 firm, gdzie każda z nich, ze względu na charakter prowadzonego biznesu, wykorzystuje aplikację na swój własny sposób.

KLIENT A – dystrybutor opon samochodowych (różnych marek)

Przed wdrożeniem aplikacji AVOCADO Shipping

Klient prowadził sprzedaż w systemie Comarch ERP Optima, w firmowym e-sklepie na platformie Magento oraz na Allegro. Dodatkowo korzystał z spedycji DHL, DPD, InPost. Chcąc zrealizować wysyłkę, Klient ręcznie uzupełniał dane do wysyłek, w zalezności od wybranego spedytora – osobno na dedykowanej udostępnianej przez spedytora platformie. Dodatkowo specyfika sprzedawanego asortymentu, wymuszała na Kliencie obowiązek dołączania do każdej paczki – odpowiednich dla danego modelu opon – specyfikacji oraz instrukcji użytkowania. 

Główny problem klienta: zbyt długi czas adresowania wysyłek na dedykowanych platformach spedytorów, pomyłki w dołączonych dokumentach do przesyłek. Klient wskazywał również na problem z obsługą wysyłek w toku (handlowiec chcąc udzielić informacji klientowi – najpierw musiał sprawdzić w systemie ERP, jakim spedytorem paczka została wysłana, kolejno zalogować się na platformę spedytora, wpisać nr przesyłki i następnie udzielić klientowi ostatecznej).

Rozwiązanie: Dzięki aplikacji, listy przewozowe uzupełniane są automatycznie na podstawie danych zamówień z systemu ERP oraz e-commerce. Klient zyskał dostęp do ponad 24 kurierów i spedytorów w 1 miejscu – z poziomu aplikacji – już nie musi przepisywać danych adresowych swoich klientów na osobnych platformach, wszystko dzieje się automatycznie w tle. Dodatkowo, Klient ze względu na mało zróżnicowany pod kątem parametrów asortyment (opony), ochoczo korzysta także z opcji seryjnych wydruków listów przewozowych o takich samych parametrach – wykonywanych w oparciu o ustawienia domyślne – maksymalnie automatyzując cały proces. Podniosła się jakość obsługi klienta, dzięki możliwości śledzenia statusów wysyłek w aplikacji, bardzo łatwo można udzielić odpowiedzi klientowi pytającemu o lokalizację paczki. Wisienką na torcie usprawnień, było wyeliminowanie największej bolączki klienta – manualnego załączania specyfikacji oraz warunków użytkowania do paczek. Dzięki informacjom zawartym na karcie produktu (opon) w systemie ERP byliśmy w stanie przesyłać zmienne warunki użytkowania oraz instrukcje obsługi w zależności od realizowanego zamówienia. Od tej pory klient nie musiał już martwić się o dostarczenie odpowiednich dokumentów, ponieważ całą pracę z tym związaną przejęła aplikacja. 

KLIENT B producent oraz dystrybutor artykułów dziecięcych

Przed wdrożeniem aplikacji AVOCADO Shipping

Klient prowadził sprzedaż w systemie Subiekt nexo oraz na Allegro. Dodatkowo korzystał z spedycji Rohlig suus, Hermes, InPost, Fedex. Tak jak w przypadku poprzedniego klienta A, uzupełnianie danych adresowych do wysyłek zajmowało dużo czasu, z uwagi na konieczność korzystania z wielu osobnych platform udostępnianych przez firmy kurierskie. Klient bardzo zabiegał o, to aby podtrzymywać kontakt ze swoimi klientami, poprzez dedykowane, spersonalizowane newslettery dot. aktualnych lub zbliżających się promocji.  

Główny problem klienta: brak ujednolicenia procesu nadawania paczek, ze względu na korzystanie z usług wielu firm kurierskich. Brak statystyk, z dostarczalności przesyłek oraz wywiązywania się z warunków zawartych w umowach z firmami kurierskimi, w tym np. gwarancja dostarczenia paczki w 72h od jej nadania.

Rozwiązanie: Dzięki aplikacji, automatycznie uzupełniane są listy przewozowe na podstawie danych zamówień pobranych z systemu ERP oraz e-commerce. Dostęp do wszystkich kurierów i spedytorów w 1 miejscu – bezpośrednio w aplikacji – sprawia, że nie ma potrzeby uzupełniania danych adresowych klientów na osobnych platformach, wszystko dzieje się automatycznie w tle. Dzięki raportom zleconych wysyłek, dostarczanym przez aplikację klient w trosce o najwyższą jakość obsługi klienta, zaczął testować kurierów pod kątem tego, który szybciej i sprawniej dostarcza przesyłki; analizować średni czas dostarczenia przesyłki w zależności od spedytora; sprawdzać czy spedytor wywiązuje się z umów na dostarczenie przesyłek w określonym terminie i czasie; analizować kwoty przeznaczone na wysyłki w rozbiciu na miesiące / kwartały. W konsekwencji Klient był w stanie, świadomie wybrać najskuteczniejszego kuriera i od tej pory głównie z nim realizować wysyłki. Na potrzeby klienta, stworzyliśmy szablony kilku automatycznych wiadomości e-mail z informacją o nadaniu przesyłki, łącznie z możliwością dołączenia fv – klient wykorzystał te wiadomości również do komunikowania “przy okazji” swoich klientów o aktualnych oraz zbliżających się promocjach.

W magazynie wysyłkowym, szczególnie w trakcie sezonu wysokiego, najbardziej liczy się czas oraz dokładność wykonywanych zadań. Priorytetem jest sprawna realizacja zamówień, tak aby dotarły do klienta końcowego na czas. Zwrot w stronę automatyzacji czasochłonnych i problematycznych czynności to inwestycja, która zwróci się bardzo szybko. Przede wszystkim, dzięki całkowitej eliminacji błędów ludzkich w listach przewozowych, skróceniu czasu potrzebnego na przygotowanie przesyłki o ¾ czy ułatwieniu komunikacji zarówno działowi magazynowemu, jak i handlowemu, a to tylko początek.

Jeżeli widzisz zastosowanie aplikacji w swojej firmie, umów się na darmową prezentację ze specjalistą: https://avocadosoft.pl/pobierz-wersje/