ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WYCHODZĄCYCH

AVOCADO eDocs to rozwiązanie do zarządzania obiegiem elektronicznych dokumentów wychodzących, w powiązaniu z dowolnym systemem ERP. Innymi słowy, moduł zapewnia automatyczne przekazywanie informacji do kontrahentów oraz zapewnia historię korespondencji. Automatyzuje wysyłkę e-dokumentów takich jak faktury, raporty, noty windykacyjne etc. oraz zapewnia kontrolę wysyłanych dokumentów, poprzez potwierdzenia doręczeń.

Pozwala na realizację operacji według zaplanowanych harmonogramów oraz gwarantuje prawidłowe i błyskawiczne ich wykonanie. To niezastąpiony element informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Jeżeli masz coś o czym trzeba zawsze pamiętać, możemy to zautomatyzować! Wiadomości nadawane są zgodnie z grafikiem, ze zdefiniowanych wcześniej szablonów.

AVOCADO eDocs eliminuje obsługę papierowych dokumentów

ELIMINUJE tradycyjną obłsugę dokumentów w formie papierowej

  • Automatyczny mailing i wiadomości SMS
  • Obsługa powiadomień WebPush (okienko komunikatu wyświetlane w przeglądarce)
AVOCADO eDocs automatyzuje czynności powtarzalne

ZWIĘKSZA wydajność przetwarzanych dokumentów

  • Ustalanie harmonogramu okresowych działań
  • Ujednolicenie procedur firmowych
AVOCADO eDosc zwiększa wydajność

AUTOMATYZUJE czynności powtarzalne

  • Zarządzanie szablonami maili automatycznych
  • Okresowa wysyłka dokumentów – automatyczny mailing
  • Obsługa automatycznych wiadomości SMS
AVOCADO eDocs obsługuje wiele źródeł danych

INTEGRACJA Z ERP / OBSŁUGA WIELU ŹRÓDEŁ DANYCH

ERP / CRM/ inne bazy MS SQL

AVOCADO eDocs to kontrola wysłanych dokumentów

KONTROLA WYSYŁANYCH DOKUMENTÓW

eliminacja pomyłek / potwierdzenia doręczeń / historia wysłanych dokumentów

  • Sprawdzanie statusu doręczenia i odczytania wiadomości e-mail
  • Monitorowanie zaplanowanych czynności
AVOCADO eDocs to możliwość tworzenia wielu szablonów wiadomości

SWOBODA SZABLONÓW 

  • możliwość tworzenia spersonalizowanych szablonów wiadomości e-mail/SMS poprzez tworzenie treści i grafiki wiadomości oraz generatorów załączników w formacie PDF, xml, xls, txt
  • możliwość tworzenia reguł mailowych: dodawanie załączników stałych i dynamicznie generowanych, gdzie:
    • załączniki stałe  to wysyłane cyklicznie zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem np. przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności bądź kończącym się terminie gwarancji;
    • załączniki dynamicznie generowane np. wysyłane po dokonaniu zakupu zestawienie towarów bądź dołączenie instrukcji obsługi konkretnego towaru lub jego specyfikacji)

JAK DZIAŁA APLIKACJA?

FUNKCJONALNOŚCI I KORZYŚCI AVOCADO eDocs

  • Automatyczna wysyłka faktur, warunków użytkowania, gwarancji i innych załączników stałych lub dynamicznie generowanych

AVOCADO eDocs przyspiesza i ułatwia obsługę faktur (sprzedaży, korekt, potwierdzeń odbioru) oraz innych dokumentów. Dodatkowo pilnuje kompletności dokumentacji wysyłanej do Klienta, tak aby wszystkie niezbędne załączniki, znajdowały się w wiadomości. W praktyce biznesowej istnieje często potrzeba utworzenia zestawu dokumentów korzystających z tych samych danych, na podstawie przygotowanych uprzednio szablonów.

Za pośrednictwem aplikacji eDocs można generować załączniki:

  1. stałe, czyli o takiej samej treści, jak np. zmiana regulaminu sklepu, aktualne promocje, certyfikaty ISO.
  2. stałe – zmienne (przykład: Wyobraźmy sobie sklep z oponami samochodowymi. Rodzajów opon jest wiele, każdy producent opon ma swój certyfikat jakości oraz sposób użytkowania, który musi przekazać Klientowi przy zakupie. Oznacza to, że pracownik musi przy  każdej sprzedaży załączać odpowiedni plik ze sposobem użytkowania do każdej wiadomości. Plików jest tak wiele, jak wielu jest producentów opon. Cały proces można zautomatyzować. Za pośrednictwem eDocs można np. dopasować odpowiednie załączniki do pozycji na danej transakcji. Dzięki temu rozwiązaniu możemy zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz wyeliminować pomyłki.
  3. dynamiczne, jak np. pliki PDF (faktury, dokumenty WZ, noty, upomnienia, duplikaty) – generowane w oparciu o szablony Crystal Reports lub pliki csv xml bądź inne formaty tekstowe
  • Integracja z ERP

Aplikacja eDocs jest  profesjonalnym rozszerzeniem systemów ERP, które pozwala na rejestrację informacji nie zawsze możliwych do zapisu w standardowych obiektach takiego oprogramowania.

  • Windykacja

W eDocs można wysyłać automatycznie ponaglenia, wezwania do zapłaty, noty księgowe itp. Dzięki aplikacji, cały proces windykacji będzie odbywał się automatycznie.

  • Swoboda definiowania dokumentów i ścieżki ich obiegu

W eDocs można zdefiniować dowolną ilość typów dokumentów, które zostaną włączone do obiegu.

  • Modyfikacja aplikacji

Aplikacja może być własnoręcznie dostosowywana i rozszerzana przez Klientów, dzięki kreowaniu dowolnych formularzy, dokumentów oraz procesów.

  • Aplikacja webowa

Aplikacja instalowana jest w sieci wewnętrznej i dostępna tylko dla pracowników danej firmy. Mamy do niej dostęp z każdego miejsca, gdzie jest połączenie internetowe.

  • Obsługa wielu źródeł danych

Aplikacja czerpie dane z systemu ERP, CRM, lub innych baz MS SQL.

  • Powiadomienia o odczytaniu e-mail/ dostarczeniu wiadomości do odbiorcy
  • Personalizacja wiadomości e-mail i załączników

Aplikacja eDocs daje możliwość tworzenia spersonalizowanych, zmiennych treści e-mail. Nie ma ograniczenia, co do ilości kont e-mail – może być ich wiele, a treści z nich wysyłane mogą być różne.

  • Tworzenie wielojęzycznych wiadomości do kontrahentów

Moduł daje możliwość tworzenia treści w kilku językach.

  • Kontrola wysyłanych dokumentów

Dzięki aplikacji, możesz mieć pewność, że dokumenty wewnątrzfirmowe nie dostaną się w niepowołane ręce. Zniknie problem pomyłek, ponieważ załączniki będą automatycznie dołączane do wiadomości.

  • Historia wysyłek 

AVOCADO eDocs archiwizuje wszystkie wysłane dokumenty, co ułatwia m.in. zarządzanie historią wysyłek faktur oraz wszelkich załączników. Dokumenty w archiwum można sortować po zadaniach, typie dokumentu, dacie, statusie (wysłane, nie wysłane). Dzięki temu, wszystkie dokumenty będziesz mieć pod ręką.

  • Zwiększenie płynność przepływu informacji

Aplikacja pozwala zabezpieczyć wewnątrzfirmowe informacje oraz lepiej kontrolować ich przepływ. Dzięki aplikacji załączniki zostaną dodane automatycznie – co pozwoli na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie ergonomii pracy.

UMÓW SIĘ NA PREZENTACJĘ SYSTEMU

Zapoznałem/-am się ze zgodą o przetwarzaniu danych i ich administratorze

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych w związku z wysłaniem zapytania przez formularz kontaktowy. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przetworzenia zapytania. Zostałem poinformowany/-ana o przysługującym mi prawie dostępu do swoich danych, możliwości ich poprawiania oraz żądania zaprzestania ich przetwarzania. Administratorem danych osobowych jest firma YOSI.PL z siedzibą w Krakowie, ul. Woronicza 7a.