Branża: operator logistyczny świadczących usługi fulfillment.

Ilość operacji magazynowych/ dzień: 200

→ CEL WDROŻENIA: Wdrożenie systemu do zarządzania procesami w wielu podległych magazynach fizycznych oraz wirtualnych w imieniu Klientów.

Główną działalnością przedsiębiorstwa początkowo był transport towarów na terenie Europy i Polski. Firma optymalizowała transport dzięki posiadaniu kilku magazynów, które pierwotnie służyły do agregowania towarów oraz pełniły funkcję przeładunkową. Na pewnym etapie rozwoju firma zdecydowała się poszerzyć zakres świadczonych usług o magazynowanie powierzonego towaru i realizację zamówień. Nowa inicjatywa biznesowa zrodziła potrzebę wdrożenia systemu informatycznego, który pozwoli zapanować nad skomplikowanymi operacjami magazynowymi, a jednocześnie nie sparaliżuje korowej działalności firmy. Wiedząc, że tak duże zmiany wymagają solidnego wsparcia ekspertów z dziedziny IT oraz logistyki, przedsiębiorstwo zdecydowało się na współpracę z firmą YOSI.PL – producentem systemu magazynowego AVOCADO Packing.

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

Głównym wyzwaniem było wdrożenie systemu, który umożliwi obsługę różnorodnych klientów operatora logistycznego. Warto wspomnieć, że obsługiwane firmy działają na pograniczu różnych branż, specjalizujących się w dystrybucji nie zbliżonych do siebie towarów jak opony, artykuły użytku domowego czy elektronika. Klienci nie różnili się jedynie specyfiką towarów, ale również sposobem magazynowania, metodą kompletacji, wymogiem kontroli partii czy sezonowością towarów. 

Znając specyfikę działalności operatora logistycznego, od początku oczywistym było, że wdrożenie systemu WMS AVOCADO Packing, będzie wdrożeniem na dużą skalę. Specjaliści YOSI.PL we współpracy z pracownikami firmy przeprowadzili kompleksowy audyt. Analiza potwierdziła potrzebę wdrożenia systemu, który umożliwi zarządzanie procesami w wielu podległych magazynach fizycznych oraz wirtualnych w imieniu Klientów. Na podstawie analizy opracowano strategię łańcucha dostaw, który spełniał cele biznesowe operatora logistycznego.

Głównym problemem na magazynie był brak systemu do zarządzania przestrzenią magazynową. Tymczasowo Excel, był jedynym rozwiązaniem, w którym prowadzona była pełna ewidencja operacji magazynowych oraz rozliczeń zajmowanej przestrzeni przez poszczególnych Klientów. Od samego początku oczywistym było, że nawet zaawansowane formuły Excel’a nie będą w stanie zastąpić systemu WMS. Ponadto trudnym wyzwaniem dla firmy było również zarządzanie kilkoma magazynami fizycznymi, w których przechowywany był zróżnicowany towar wielu klientów w ramach wielu magazynów wirtualnych.

Przedsiębiorstwu zależało szczególnie na rozwiązaniu, które będzie można łatwo zintegrować z systemami e-commerce oraz ERP, z których korzystają dotychczasowi oraz będą korzystać przyszli Klienci firmy. Z perspektywy biznesowej, w możliwości szybkiej automatyzacji integracji z nowymi klientami, firma upatrywała swoją przewagę. Istotnym wymogiem był dostęp online klientów do stanów magazynowych, stanu realizacji przyjęć oraz wydań, jak również wsparcie w rozwiązywaniu problemów z towarem pomiędzy magazynem, a działem obsługi klientów końcowych.

Dodatkowym utrudnieniem były skomplikowane i zmienne rozliczenia z klientami za zajmowaną przestrzeń magazynową, ze względu na gabaryt, czas magazynowania oraz dodatkowe usługi logistyczne z oferty. Każda kolejna zmienna sprawiała, że proces mimo, że prosty stawał się coraz bardziej skomplikowany.

Głównym celem wdrożenia systemu WMS było zamapowanie procesów magazynowych oraz ich optymalizacja pod kątem efektywności. Osiągnięcie założeń było możliwe, dzięki właściwemu określeniu celów biznesowych oraz optymalnemu zagospodarowaniu przestrzeni magazynowej.

Celem dodatkowym było zaprojektowanie najłatwiejszej ścieżki komunikacji firmy z jej Klientami. Tak, aby w trybie online możliwy był wgląd w stany magazynowe oraz operacje przeprowadzane w ramach każdego wirtualnego magazynu. Po to, aby każdy klient wiedział na bieżąco co dzieje się z jego jego towarem.

Po dogłębnym zapoznaniu się potrzebami operatora logistycznego, zaprojektowaliśmy układ magazynu. Kolejnym etapem było dostosowanie systemu, tak aby pomimo różnorodności magazynowanych towarów oraz ich sezonowości zachować porządek. W tym celu przeanalizowaliśmy procesy poszczególnych Klientów firmy.

Jeden z Klientów operatora logistycznego posiadał asortyment wymagający ścisłej kontroli partii. Dodatkowo dostawy towarów były oznaczone tylko kodem EAN – pojawiła się więc potrzeba stworzenia mechanizmu, który pozwoli drukować etykiety z kodem kreskowym EAN oraz kod z numerem partii, określony na podstawie daty przyjęcia oraz oznaczenie towaru podczas przyjęcia. Wysiłek ten owocuje już na etapie wydania towaru, eliminując potrzebę dodatkowej weryfikacji FIFO, co jest istotne dla klienta.

Kolejny Klient, nie chciał, aby operator logistyczny wyręczał go w kwestii drukowania listów przewozowych, ze względu na to, iż wycena jest na tyle skomplikowana, że nie chce jej delegować na zewnątrz. Listy przewozowe, etykiety oraz faktury są przesyłane jako załączniki do dokumentów wydań i drukowane na etapie zakończenia kompletacji. Proces został zaprojektowany tak, aby operator po skompletowaniu wysyłki oraz zamknięciu zamówienia otrzymał powiadomienie w aplikacji mobilnej, o konieczności wydrukowania listu i naklejenia go na opakowanie.

Istotna dla operatora logistycznego kwestia rozliczeń z klientami, została rozwiązana przez dostosowanie raportów podsumowujących operacje realizowane w danym okresie dla klienta, zgodnie z modelem rozliczeń z nim ustalonym. Składniki rozliczenia różnią się w zależności od umowy, co jest ściśle związane z tym, że firma celuje w usługi premium ściśle dostosowane do wymagań swoich klientów. Uwzględniane są tak podstawowe parametry jak waga, objętość, podstawowe operacje magazynowe ale również usługi dodatkowe związane z obsługą przyjęć bądź wydań towarów.

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

Wdrażając system Packing, firma zyskała oprogramowanie niezbędne do zarządzania powierzchnią magazynową. Kierownictwo uzyskało przejrzystą informację o ilości realizowanych operacji oraz czasie realizacji wysyłek. Magazyn jest zorganizowany pod kątem optymalnego zagospodarowania przestrzeni, ułatwienia dostępu do magazynowanych produktów, ograniczenia konieczności przeładunków towarów do minimum oraz uzyskania maksymalnego wskaźnika rotacji. Kadra zarządzająca w panelu zarządzania z łatwością może śledzić postęp prac, realizację wysyłek poszczególnych Klientów oraz eliminować zgłaszane błędy.

Dzięki systemowi Packing oraz dedykowanym rozszerzeniom systemu operator logistyczny zyskał kontrolę oraz przejrzystość magazynu. Dzięki bogatym możliwościom raportowania umożliwiliśmy kontrolę ilości realizacji operacji magazynowych dla każdego Klienta na dokumentach w danym miesiącu, ilość dyspozycji z problemami, procent realizacji dokumentów przez danego operatora, realizacji wydań przez magazynierów, raporty dzienne z pracy i wiele innych.

KORZYŚCI: 

  • kierownik magazynu w zależności od np. ilości operacji na poszczególnym magazynie lub/i specyfiki towaru bądź sezonowości może oddelegować do pracy u danego klienta tylu magazynierów, ilu wymaga bieżąca sytuacja.
  • klient może samodzielnie zarządzać magazynami wirtualnymi, fizycznymi oraz zasobami w postaci pracowników. 
  • otwartość na nowych klientów – integracje za pośrednictwem bezpośrednich integracji (Comarch XL, OPTIMA, Subiekt GT), web api (REST), plików płaskich.
  • usprawnienie komunikacji z klientem – kontakt online – Klient w każdej chwili może zapoznać się z obecną sytuacją na magazynie (ilością operacji, błędami, stanem magazynowym itp.)

Z dedykowanych oczekiwań klienta: 

  • rozliczenie kosztów fulfillment
  • łatwa integracja z nowymi klientami, co jest wielkim plusem dla firm, które planują delegację procesów logistycznych firmie zewnętrznej.