ZARZĄDZANIE I AUTOMATYZACJA WYSYŁEK E-DOKUMENTÓW
AVOCADO eDocs to rozwiązanie do zarządzania wysyłką elektronicznych dokumentów wychodzących, w powiązaniu z systemem ERP. Automatyzuje wysyłkę e-dokumentów takich jak faktury, raporty, noty windykacyjne, powiadomienia o zbliżającej się płatności, upływie terminu gwarancji etc. Moduł zapewnia historię korespondencji i kontrolę wysyłanych dokumentów poprzez potwierdzenia doręczeń.
Pozwala na realizację operacji według zaplanowanych harmonogramów oraz gwarantuje prawidłowe i błyskawiczne ich wykonanie. Jeżeli masz coś o czym trzeba zawsze pamiętać, możesz to zautomatyzować! Wiadomości nadawane są zgodnie z ustalonym grafikiem, ze zdefiniowanych wcześniej szablonów.
KORZYŚCI
ELIMINUJE tradycyjną obsługę dokumentów w formie papierowej
- Automatyczny mailing i wiadomości SMS
- Obsługa powiadomień WebPush (okienko komunikatu wyświetlane w przeglądarce)
ZWIĘKSZA wydajność przetwarzanych dokumentów
- Ustalanie harmonogramu okresowych działań
- Ujednolicenie procedur firmowych
AUTOMATYZUJE czynności powtarzalne
- Zarządzanie szablonami maili automatycznych
- Okresowa wysyłka dokumentów – automatyczny mailing
- Obsługa automatycznych wiadomości SMS
INTEGRACJA Z ERP / OBSŁUGA WIELU ŹRÓDEŁ DANYCH
ERP / CRM / inne bazy MS SQL
KONTROLA WYSYŁANYCH DOKUMENTÓW
eliminacja pomyłek / potwierdzenia doręczeń / historia wysłanych dokumentów
- Sprawdzanie statusu doręczenia i odczytania wiadomości e-mail
- Monitorowanie zaplanowanych czynności
SWOBODA SZABLONÓW
- możliwość tworzenia spersonalizowanych szablonów wiadomości e-mail/SMS poprzez tworzenie treści i grafiki wiadomości oraz generatorów załączników w formacie PDF, xml, xls, txt
- możliwość tworzenia reguł mailowych: dodawanie załączników stałych i dynamicznie generowanych, gdzie:
-
- załączniki stałe to wysyłane cyklicznie zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem np. przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności bądź kończącym się terminie gwarancji;
- załączniki dynamicznie generowane np. wysyłane po dokonaniu zakupu zestawienie towarów bądź dołączenie instrukcji obsługi konkretnego towaru lub jego specyfikacji)
JAK DZIAŁA APLIKACJA?
FUNKCJONALNOŚCI AVOCADO eDocs
- Automatyczna wysyłka faktur, warunków użytkowania, gwarancji i innych załączników stałych lub dynamicznie generowanych
AVOCADO eDocs przyspiesza i ułatwia obsługę faktur (sprzedaży, korekt, potwierdzeń odbioru) oraz innych dokumentów. Dodatkowo pilnuje kompletności dokumentacji wysyłanej do Klienta, tak aby wszystkie niezbędne załączniki znajdowały się w wiadomości. W praktyce biznesowej istnieje często potrzeba utworzenia zestawu dokumentów korzystających z tych samych danych, na podstawie przygotowanych uprzednio szablonów.
Za pośrednictwem aplikacji AVOCADO eDocs można generować załączniki:
- stałe, czyli o takiej samej treści, jak np. zmiana regulaminu sklepu, aktualne promocje, certyfikaty ISO.
- stałe – zmienne (przykład: Wyobraźmy sobie sklep z oponami samochodowymi. Rodzajów opon jest wiele, każdy producent opon ma swój certyfikat jakości oraz sposób użytkowania, który musi przekazać Klientowi przy zakupie. Oznacza to, że pracownik musi przy każdej sprzedaży załączać odpowiedni plik ze sposobem użytkowania do każdej wiadomości. Plików jest tak wiele, jak wielu jest producentów opon. Cały proces można zautomatyzować. Za pośrednictwem eDocs można np. dopasować odpowiednie załączniki do pozycji na danej transakcji. Dzięki temu rozwiązaniu możemy zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz wyeliminować pomyłki.
- dynamiczne, jak np. pliki PDF (faktury, dokumenty WZ, noty, upomnienia, duplikaty) – generowane w oparciu o szablony Crystal Reports lub pliki csv xml bądź inne formaty tekstowe
- Integracja z ERP
Aplikacja eDocs jest profesjonalnym rozszerzeniem systemów ERP, które pozwala na rejestrację informacji nie zawsze możliwych do zapisu w standardowych obiektach takiego oprogramowania.
- Windykacja
W eDocs można wysyłać automatycznie ponaglenia, wezwania do zapłaty, noty księgowe itp. Dzięki aplikacji, cały proces windykacji będzie odbywał się automatycznie.
- Swoboda definiowania dokumentów i ścieżki ich obiegu
W eDocs można zdefiniować dowolną ilość typów dokumentów, które zostaną włączone do obiegu.
- Modyfikacja aplikacji
Aplikacja może być własnoręcznie dostosowywana i rozszerzana przez Klientów, dzięki kreowaniu dowolnych formularzy, dokumentów oraz procesów.
- Aplikacja webowa
Aplikacja instalowana jest w sieci wewnętrznej i dostępna tylko dla pracowników danej firmy. Mamy do niej dostęp z każdego miejsca, gdzie jest połączenie internetowe.
- Obsługa wielu źródeł danych
Aplikacja czerpie dane z systemu ERP, CRM, lub innych baz MS SQL.
- Powiadomienia o odczytaniu e-mail/ dostarczeniu wiadomości do odbiorcy
- Personalizacja wiadomości e-mail i załączników
Aplikacja eDocs daje możliwość tworzenia spersonalizowanych, zmiennych treści e-mail. Nie ma ograniczenia co do liczby kont e-mail – może być ich wiele, a treści z nich wysyłane mogą być różne.
- Tworzenie wielojęzycznych wiadomości do kontrahentów
Moduł daje możliwość tworzenia treści w kilku językach.
- Kontrola wysyłanych dokumentów
Dzięki aplikacji, możesz mieć pewność, że dokumenty wewnątrzfirmowe nie dostaną się w niepowołane ręce. Zniknie problem pomyłek, ponieważ załączniki będą automatycznie dołączane do wiadomości.
- Historia wysyłek
AVOCADO eDocs archiwizuje wszystkie wysłane dokumenty, co ułatwia m.in. zarządzanie historią wysyłek faktur oraz innych załączników. Dokumenty w archiwum można sortować po zadaniach, typie dokumentu, dacie, statusie (wysłane / nie wysłane). Dzięki temu, wszystkie dokumenty będziesz mieć pod ręką.
- Zwiększenie płynność przepływu informacji
Aplikacja pozwala zabezpieczyć wewnątrzfirmowe informacje oraz lepiej kontrolować ich przepływ. Dzięki aplikacji załączniki zostaną dodane automatycznie – co pozwoli na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie ergonomii pracy.