Opis: producent i dostawca personalizowanych produktów w modelach print-on-demand oraz dropshippingu
Profil działalności: spółka z o.o.
System ERP: Comarch ERP XL
Profil Klienta
Fototransfer.pl Sp. z o.o. to lider w branży produkcji spersonalizowanych artykułów promocyjnych i upominków, który jako odrębna spółka działa od 2017 roku. Marka Fototransfer świadczy jednak usługi już od 2008 roku, kiedy to działalność była początkowo prowadzona w ramach Euroland sp. z o.o. Firma specjalizuje się w zaawansowanym znakowaniu produktów przy użyciu technologii sublimacji, druku UV oraz grawerowania laserowego. Zapewnia stałą obsługę ponad 500 partnerów biznesowych: od agencji marketingowych i sklepów internetowych po twórców niezależnych i influencerów. Mając w stałym katalogu ponad tysiąc produktów i na koncie zrealizowanych ponad 150 000 zamówień, przedsiębiorstwo sprawnie łączy produkcję seryjną z realizacją pojedynczych, unikalnych zleceń w modelach print-on-demand oraz dropshippingu z wysyłką na cały świat.
Gdy dynamika sprzedaży zderza się z barierą technologiczną
Przed podjęciem decyzji o automatyzacji, Fototransfer prowadził sprzedaż internetową za pośrednictwem dwóch niezależnych instancji sklepowych opartych na silniku WooCommerce: własnego sklepu głównego Fototransfer.pl oraz dedykowanego serwisu CreateGift, który jest sklepem partnera biznesowego. Obsługa całości procesów handlowych oraz magazynowych odbywała się w systemie Comarch ERP XL. Skalowanie biznesu opartego na personalizacji produktów już od jednej sztuki oraz obietnica ekspresowej wysyłki (nawet w 72 godziny) wymagały bezbłędnej synchronizacji operacyjnej. Dotychczasowe wykorzystywane rozwiązanie nie spełniało jednak rosnących wymagań skomplikowanego e-commerce. Brakowało w nim elastycznych mechanizmów automatyzacji, obsługa specyficznych reguł biznesowych była ograniczona, a system nadrzędny ERP i sklepy internetowe nie wymieniały kluczowych danych w czasie rzeczywistym.
Od kliknięcia do nadruku: gdzie gubił się cenny czas?
Największe wyzwanie operacyjne wiązało się ze specyfiką produkcji spersonalizowanej Print-on-Demand. Klienci składający zamówienie w sklepie internetowym dołączali własne pliki graficzne (np. wzór nadruku na kubek czy grafikę na foto-upominek), jednak brak było funkcji ich automatycznego przekazywania i porządkowania na serwerze produkcyjnym. Istotny problem stanowiły również ograniczenia w obsłudze wielomarkowości oraz zróżnicowanej polityki cenowej. Sklep partnerski funkcjonował w oparciu o inne zasady handlowe niż sklep główny: wymagał stosowania odrębnego cennika z systemu ERP XL oraz rejestrowania wszystkich transakcji na pojedynczego, dedykowanego kontrahenta B2B. Ponadto dotychczasowy proces spływu zamówień i synchronizacji stanów magazynowych nie działał w czasie rzeczywistym. Brak automatycznej pętli zwrotnej informacji posprzedażowych (faktur PDF oraz numerów listów przewozowych) niepotrzebnie obciążało dział obsługi klienta i logistyki.
W stronę pełnej automatyzacji: kluczowe założenia
Nadrzędnym celem wdrożenia była pełna automatyzacja dwukierunkowego przepływu danych pomiędzy dwiema instancjami WooCommerce a systemem Comarch ERP XL. Główne założenia obejmowały:
Zaimplementowana architektura
W odpowiedzi na te wymagania zaimplementowano AVOCADO Insight Connector dla WooCommerce, skomunikowany w czasie rzeczywistym ze środowiskiem Comarch ERP XL. System przejął całościową obsługę wymiany danych produktowych, cenowych i transakcyjnych dla obu sklepów internetowych. W obszarze katalogu produktowego i polityki cenowej wykorzystano moduł AVOCADO Insight, który zapewnia ciągłą spójność nazw, kodów SKU oraz kodów EAN. Integrator obsługuje przesyłanie cen netto z uwzględnieniem dedykowanego, indywidualnego cennika.
Synchronizacja stanów magazynowych bazuje bezpośrednio na bazie danych systemu ERP i odbywa się w dwóch trybach: szybkich aktualizacji przyrostowych wykonywanych co 15 minut w ciągu dnia oraz pełnej synchronizacji bazodanowej realizowanej w godzinach nocnych. Samo pobieranie zamówień ze sklepów WooCommerce do Comarch ERP XL odbywa się w automatycznym cyklu co 5 minut, generując osobne dokumenty Zamówienia Sprzedaży (ZS). Podczas importu system realizuje inteligentną logikę zarządzania kartotekami: w przypadku zamówień B2B aplikacja automatycznie zakłada lub aktualizuje dedykowanego kontrahenta w ERP. Zamówienia detaliczne są natomiast przypisywane do zbiorczego kontrahenta „NIEOKREŚLONY”, przy czym pełne dane wysyłkowe i adresowe kupującego są precyzyjnie przenoszone do atrybutów dokumentu ZS. Dla sklepu partnera biznesowego CreateGift wszystkie transakcje są automatycznie kierowane na wskazanego kontrahenta partnerskiego.
Kluczowym przełomem technologicznym dla modelu Print-on-Demand stała się integracja plików graficznych. Podczas składania zamówienia na spersonalizowany produkt, nazwy i rozszerzenia plików nadesłanych przez klienta są automatycznie zapisywane w atrybutach pozycji zamówienia, a same pliki graficzne system samodzielnie pobiera i zapisuje w zdefiniowanym katalogu na serwerze produkcyjnym firmy. Dzięki temu zespół produkcyjny może natychmiast przystąpić do realizacji nadruku bez jakiejkolwiek ręcznej manipulacji plikami.
Proces zamyka automatyzacja posprzedażowa. Po wygenerowaniu listu przewozowego oraz wystawieniu faktury, system automatycznie aktualizuje status zamówienia w WooCommerce, przekazuje klientowi link do śledzenia przesyłki oraz przesyła dokument faktury.
