Opis: zaopatrywanie rynku B2B w produkty do sublimacji, grawerowania oraz fotografii
Profil działalności: spółka z o.o.
System ERP: Comarch ERP XL

Profil Klienta

Euroland sp. z o.o. z siedzibą w Białogardzie to jeden z krajowych liderów w obszarze dystrybucji produktów do graficznej obróbki gadżetów, sublimacji, grawerowania oraz fotografii. Firma kompleksowo zaopatruje rynek B2B, dostarczając agencjom reklamowym, drukarniom oraz twórcom materiałów promocyjnych zarówno specjalistyczny sprzęt (prasy termiczne, plotery czy gilotyny), jak i tysiące półproduktów pod nadruki: od ceramiki i tekstyliów po personalizowane maskotki i foto-upominki.

Wyzwania operacyjne – przed wdrożeniem

Dynamiczny przyrost wolumenu zamówień na platformie e-commerce IdoSell oraz specyfika obsługi wymagającego rynku B2B sprawiły, że dotychczasowy model wymiany danych pomiędzy systemem sprzedażowym a systemem ERP stał się ograniczeniem dla procesów operacyjnych. Do głównych wyzwań i problemów przed wdrożeniem należały:

  • Ręczna obsługa i brak pełnej automatyzacji: procesy synchronizacji kartotek, stanów magazynowych oraz zamówień wymagały ręcznego weryfikowania danych, co zwiększało ryzyko pomyłek i opóźniało realizację wydań.

  • Trudności w zarządzaniu kompletami (zestawami): brak mechanizmu, który czasie rzeczywistym przeliczałby dostępność zestawów w e-sklepie na podstawie stanów magazynowych ich pojedynczych komponentów w Cornarch ERP XL., prowadził do rozbieżności w ofercie online.

  • Wydłużony czas kompletacji na hali: brak centralnego narzędzia WMS utrudniał restrykcyjne przestrzeganie zasady FIFO oraz zoptymalizowanie ścieżki zbiórki towarów.

  • Opóźniony obieg dokumentów i danych spedycyjnych: tradycyjna obsługa spedycji wydłużała odprawę przesyłek, a klient B2B otrzymywał numery listów przewozowych i faktury PDF z opóźnieniem.

Zaimplementowane rozwiązanie i architektura

W odpowiedzi na te potrzeby zaimplementowano zintegrowane środowisko oparte na ekosystemie modułów AVOCADO Soft, połączone dwukierunkowo w czasie rzeczywistym z systemem Comarch ERP XL oraz platformą IdoSell:

Przebieg procesów i kluczowe funkcjonalności

Bezobsługowa integracja zamówień (IdoSell <-> Comarch ERP XL)

Zamówienia są automatycznie pobierane do systemu ERP co 5 minut wraz z pełną strukturą danych, obejmującą uwagi, atrybuty logistyczne oraz wybrane usługi spedytorów. Proces automatycznie zakłada lub aktualizuje kartoteki kontrahentów w Comarch ERP XL, wykorzystując zaawansowane mechanizmy czyszczenia i weryfikacji numerów NIP. Mapowanie form płatności i walut realizowane jest za pośrednictwem modułu AVOCADO Insight.

Inteligentne zarządzanie stanami i kompletami

Dedykowany moduł analityczny na bieżąco analizuje stany magazynowe pojedynczych komponentów w Comarch ERP XL i na tej podstawie wylicza oraz aktualizuje dostępność gotowych zestawów w IdoSell. Aktualizacja różnicowa odbywa się co 15 minut, a pełna synchronizacja realizowana jest w nocy. W obszarze magazynowym aplikacja AVOCADO Packing automatycznie rozbija komplety na towary proste według zdefiniowanych receptur, co pozwala na precyzyjne wydanie towarów z regałów.

Mobilny WMS i automatyzacja spedycji

WMS AVOCADO Packing zoptymalizował procesy magazynowe, kierując pracowników po najkrótszej ścieżce kompletacji zgodnie z zasadą FIFO. Z kolei AVOCADO Shipping oraz AVOCADO eDocs skonsolidowały obsługę spedytorów automatycznie generują etykiety nadawcze i tworzą faktury PDF.

Cyfrowa pętla zwrotna

Po wystawieniu dokumentów w systemie ERP XL integracja automatycznie przesyła do IdoSell numer faktury, plik PDF oraz dane paczki z linkiem do śledzenia, jednocześnie zmieniając status zamówienia. Nad stabilnością procesu czuwa Panel obsługi błędów, pozwalający na podgląd logów i szybkie ponawianie zadań.

Zaawansowana analityka magazynowa

Wdrożenie rozszerzono o trzy narzędzia optymalizujące gospodarkę magazynową:

• Raport dotowarowania: wyliczający zapotrzebowanie dla magazynu podstawowego na podstawie zdefiniowanych stanów minimalnych i maksymalnych.

• Raport kosztów dostawy: umożliwiający precyzyjną kontrolę i weryfikację wydatków logistycznych.

• Interaktywna Mapa Rotacji Towarów: wizualizująca najczęściej wybierane produkty w celu optymalizacji ich rozmieszczenia na hali magazynowej.

Cyfrowa pętla zwrotna

Po wystawieniu dokumentów w systemie ERP XL integracja automatycznie przesyła do IdoSell numer faktury, plik PDF oraz dane paczki z linkiem do śledzenia, jednocześnie zmieniając status zamówienia. Nad stabilnością procesu czuwa Panel obsługi błędów, pozwalający na podgląd logów i szybkie ponawianie zadań.

Wyniki i korzyści biznesowe:

  • Skrócenie cyklu zamówienia: automatyczny import zamówień do ERP XL w czasie do 5 minut bez pracy manualnej.

  • Precyzyjna oferta kompletów: eliminowanie rozbieżności w ofercie online dzięki automatycznemu przeliczaniu zestawów z komponentów.

  • Pełna kontrola FIFO: uporządkowanie gospodarki magazynowej i bezbłędna kompletacja na skanerach mobilnych.

  • 100% cyfryzacji dokumentów: automatyczna wysyłka e-faktur PDF i numerów listów przewozowych do klientów B2B.

  • Optymalizacja przestrzeni: lepsze ułożenie towarów na magazynie wypracowane dzięki Mapie Rotacji.