Czas realizacji zamówienia od momentu jego złożenia aż do dostarczenia przesyłki ma ogromne znaczenie w logistyce. Zyskał on odrębne określenie: lead time. W praktyce wskazuje on na efektywność procesów zachodzących w firmie. Uwzględnia także jej konkurencyjność oraz zadowolenie klientów. Jak obliczyć lead time lub zoptymalizować go, aby przedsiębiorstwo cieszyło się lepszymi wynikami? Jeżeli jesteś właścicielem firmy lub osobą, która nią zarządza – koniecznie zdobądź najważniejsze informacje na ten temat.

Co to znaczy lead time – definicja

Lead time jest definiowany jako czas mierzony od chwili złożenia zamówienia przez klienta do dostarczenia produktu. Dotyczy to zarówno klientów indywidualnych korzystających z zakupów detalicznych, jak i większych przedsiębiorstw, których dotyczy zakup hurtowy. Samo pojęcie lead time może być różnie interpretowane. Jest to zależne od rodzaju prowadzonej działalności.

Dlaczego wielu specjalistów podkreśla, że kluczowe jest zrozumienie przez przedsiębiorstwo, na czym dokładnie lead time? Co to dokładnie dla niego oznacza? Wiedza w tym zakresie umożliwia efektywniejsze zarządzanie różnymi procesami firmy. Tyczy się to nie tylko samego magazynu, ale także dostaw od kontrahentów.

Jak obliczyć lead time? To nie takie trudne!

Wskaźnik, jakim jest lead time, jest bardzo łatwy do wyliczenia. Żeby było to możliwe, konieczne jest posłużenie się prostym działaniem matematycznym. Należy uwzględnić datę realizacji zamówienia, a następnie odjąć od niej datę złożenia zamówienia. Wynikiem jest wskaźnik lead time. To liczba dni, które prezentują, jak długo klient czekał na swoje zamówienie, od jego złożenia do chwili jego otrzymania. Warto przy tym zaznaczyć, że na lead time mają często wpływ pomniejsze procesy występujące na różnych etapach łańcucha dostaw, których nie widać w powyższych obliczeniach.

Co oznacza wskaźnik lead time w praktyce?

Lead time jest wskaźnikiem, którego przedsiębiorstwo nie powinno lekceważyć. Wręcz przeciwnie, warto regularnie go monitorować. Jest to czynnik, który umożliwia prognozowanie sprzedaży, ale nie tylko. Dzięki niemu można uzyskać wiele cennych informacji na temat satysfakcji klientów. Umożliwia on także poprawę wydajności prac operacyjnych firmy.

Wysoka wartość wskaźnika lead time oznacza, że klient bardzo długo czekał na zamówione produkty. W przyszłości może to wpłynąć na fakt, że nie skorzysta ponownie z usług firmy i wybierze konkurencję. Niski wskaźnik lead time oznacza natomiast znacznie lepszy poziom satysfakcji klienta. Będzie on bardziej skłonny do złożenia ponownego zamówienia, a dodatkowo może polecić przedsiębiorstwo znajomym.

lead time, zarządzanie, magazyn, logistyka, supply chain, intralogistyka, integracje, system WMS, IT dla biznesu

Jakie znaczenie dla przedsiębiorstwa ma lead time i na jakie aspekty działalności wpływa?

Co oznacza wskaźnik lead time dla przedsiębiorstwa? Jest to przede wszystkim parametr, który pomaga określić jakość obsługi świadczonej przez daną firmę. Ma również znaczenie w przypadku zarządzania zapasami w kontekście przewidywanego popytu.

Obliczenie wskaźnika lead time, a także jego późniejsze monitorowanie i utrzymanie na odpowiednim poziomie to wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Najważniejsze z nich to:

  • optymalizacja przestrzeni magazynowej i zapasów produktów – jeżeli lead time jest niski, to korzyścią dla firmy jest krótsze przechowywanie towaru w magazynie, a co za tym idzie mniejsze wydatki z tym związane; im wolniej będzie zachodził proces pakowania i wysyłki, tym więcej towarów będzie wymagało dodatkowego magazynowania,

  • przewidywanie popytu na produkty i łatwiejsze planowanie dostaw od kontrahentów – krótki czas realizacji zamówień gwarantuje dokładność w przewidywaniu zapotrzebowania na towary oferowane przez firmę i ułatwia planowanie dostaw do magazynu,

  • zadowolenie klientów skutkujące lepiej ocenianą obsługą – im niższy wskaźnik lead time, tym szybciej firma realizuje zamówienia swoich klientów, dzięki temu ich doświadczenia są pozytywne i są oni skłonni do ponownego skorzystania z usług.

Jak zmniejszyć lead time i czy realnie można wpływać na ten wskaźnik?

Lead time w łańcuchu dostaw jest bezpośrednio związany z dostarczaniem materiałów, surowców i towarów od dostawców. Są one przeznaczone do dalszego zadysponowania po uprzednim ulokowaniu na magazynie. Przedsiębiorstwa dążą do zmniejszenia parametru lead time, gdyż dzięki temu zyskują wiele korzyści – począwszy od zmniejszenia kosztów magazynowania poprzez zadowolenie klientów i budowanie z nimi więzi. Firmy mogą dążyć do zmniejszenia wskaźnika lead time. Jest to możliwe do osiągnięcia dzięki skupieniu się na czterech najważniejszych punktach, którymi są:

  • monitorowanie i analizowanie efektywności w zakresie zamówień,

  • kontrola zarządzania w zakresie przepływu towarów i usług wewnątrz struktury firmy,

  • optymalizacja procesu zarządzania zapasami i magazynem z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania,

  • dążenie do zbudowania trwałych i korzystnych relacji biznesowych.

Monitorowanie i analizowanie efektywności w zakresie zamówień

Podstawą w przypadku chęci zmniejszenia wskaźnika lead time przez przedsiębiorstwo jest monitorowanie wszelkich procesów w zakresie realizacji zamówienie oraz określenie tego, jak długo zajmują. Oznacza to analizę poszczególnych etapów wpływających na realizację zamówienia klienta. Zależnie od specyfiki firmy może to być np.:

  • produkcja,

  • transport,

  • magazynowanie,

  • pakowanie,

  • dalsza wysyłka.

Kolejnym krokiem jest prześledzenie każdego z wymienionych wyżej etapów. Dzięki temu możliwe będzie odnalezienie tych miejsc, które wymagają poprawy. Nieocenioną pomocą podczas kontroli poszczególnych etapów i wprowadzania ewentualnych optymalizacji jest wykorzystanie specjalnego oprogramowania do zarządzania magazynem. Przykładem programu wpływającego na znacznie efektywniejsze zarządzanie przestrzenią magazynową i kwestiami związanymi z procesami, jakie w nim zachodzą, jest AVOCADO Packing.

Kontrola zarządzania w zakresie przepływu towarów i usług wewnątrz struktury firmy

Istotnym aspektem w procesie zmniejszenia wskaźnika lead time jest znalezienie procesów firmowych, które nie są do końca sprawne i przyczyniają się do zatorów. Obszary te potocznie określa się wąskimi gardłami.

Najlepszym rozwiązaniem w przypadku większości firm produkcyjnych, ale nie tylko, jest stosowanie się do zasady pierwsze weszło/pierwsze wyszło. Jest ona znana przedsiębiorcom pod nazwą zasada FIFO. Jakie daje korzyści? Przede wszystkim porządkuje przepływ towarów. Eliminuje także ryzyko, że starsze produkty np. krótką datą ważności zalegałyby na magazynie, podczas gdy nowe byłyby na bieżąco wysyłane do klientów. Zasada ta może odnosić się jednak do samych przesyłek. Co oznacza, że jako pierwsze powinny być realizowane zamówienia z najstarszą datą. Dzięki temu czas ich dostawy zostanie skrócony do niezbędnego minimum. Gdyby zamówienie do klientów zbierane i przygotowywane były od ostatnich złożonych, to wpłynęłoby to na wydłużenie czasu lead time. Oznacza to jednocześnie dłuższy czas oczekiwania na zamówienie.

lead time, zarządzanie, magazyn, logistyka, supply chain, intralogistyka, integracje, system WMS, IT dla biznesu

Optymalizacja procesu zarządzania zapasami i magazynem z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania

Ryzyko zakłóceń w łańcuchu dostaw jest bardzo dużo. Problemy mogą wynikać z różnych czynników, często takich, których nie da się zaplanować. Każdy z nich może przyczynić się natomiast do zwiększenia wskaźnika lead time. Warto zatem wykorzystać sprawdzony system WMS do zarządzania przestrzenią magazynową. AVOCADO Packing oraz Shipping to moduły, które znacząco wpływają na zwiększenie efektywności zarządzania magazynem oraz nadawania przesyłek. Największą zaletą wynikającą z wdrożenia indywidualnie dopasowanego do przedsiębiorstwa narzędzia WMS, jest przede wszystkim możliwość ich dostosowania w razie nagłych sytuacji. Dopasowany system WMS to również zdecydowanie lepsza integracja oraz centralizacja danych związanych bezpośrednio z łańcuchem dostaw. Dostęp do kluczowych informacji umożliwia natomiast szybkie podejmowanie strategicznych dla przedsiębiorstwa decyzji.

Dążenie do zbudowania trwałych i korzystnych relacji biznesowych

Większość firm ceni sobie stałe współprace z dostawcami, które dają poczucie stabilności. Obopólna współpraca w długim terminie jest korzystna zarówno dla firmy, która zamawia towar, jak i dla jednostki, która go dostarcza. Obie strony są w stanie opracować wewnętrzne procedury w taki sposób, aby dostawa była szybka i bezproblemowa. To w znacznym stopniu pozwala zmniejszyć wskaźnik lead time.

Lead time w łańcuchu dostaw przedsiębiorstwa

Lead time jest wskaźnikiem, który ma znaczenie na różnych etapach łańcucha dostaw. Wpływa nie tylko na samo zadowolenie klientów, ale również na inne aspekty związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem.

  • W przypadku działu sprzedaży parametr ten odnosi się do swojej podstawowej funkcjonalności tzn. prognozowania czasu, w jakim przesyłka trafi do rąk klienta.

  • Dla działu zaopatrzenia wskaźnik będzie wyznacznikiem, jeżeli chodzi o niezbędne zapasy. Braki poszczególnych produktów lub opóźnienia dostaw mogą być przyczyną wzrostu lead time.

Parametr ten jest również niezwykle pomocny w dziale produkcji. Stosując go, możliwe jest określenie dokładnego czasu potrzebnego na wytworzenie wybranego produktu końcowego. Znając czas potrzebny do produkcji towarów, przedsiębiorstwo jest w stanie efektywniej zarządzać swoją logistyką oraz wszelkimi procesami sprzedażowymi.