Zapas zabezpieczający – czym jest i jak ustalić poziom

Zastanawiasz się, co to jest zapas bezpieczeństwa i jaki powinien być  jego poziom dla Twojej firmy? Jest to tak naprawdę absolutna podstawa pozwalająca zabezpieczyć się przed brakami produktów lub materiałów niezbędnych do wytworzenia konkretnych towarów. Sprawdź, jak obliczyć średni zapas zabezpieczający dla swojego biznesu. Dzięki temu zyskasz kontrolę nad procesami produkcyjnymi oraz zoptymalizujesz koszty prowadzenia firmy.

Zgodnie z definicją zapas zabezpieczający stanowi zbiór wszelkich materiałów, surowców oraz gotowych produktów przechowywanych przez przedsiębiorstwo. Dotyczy to zarówno tych elementów, które mogą być wykorzystywane w procesie produkcyjnym, jak i artykułów, które mogą trafić bezpośrednio do odbiorcy, czyli osoby, która je zamawia. Zgromadzone zapasy stanowią zabezpieczenie dla firmy. Najczęściej wykorzystuje się je w sytuacji nagłej zmiany popytu. Przydają się także wtedy, kiedy występują braku u kontrahentów lub dostawcy mają problemy z dostarczeniem towaru na czas.

Jaka jest rola zapasu zabezpieczającego dla przedsiębiorstwa? Warto zauważyć, że firma przewidująca różne wahania rynkowe powinna być przygotowana na ewentualne zmiany. W tym przypadku wyróżnia się dwa rodzaje zapasów, jakie może gromadzić, aby być przygotowanym na każdą sytuację. Pierwsze z nich to zapasy robocze lub cykliczne. Są one na bieżąco wydawane i uzupełniane. Drugim typem są zapasy bezpieczeństwa. Wykorzystuje się je wtedy, kiedy zwiększa się popyt na dany produkt lub dostawa uzupełniająca popularnego towaru jest opóźniona.

Wzory matematyczne i odpowiednie zmienne pozwalają na wyliczenie parametru, jakim jest zapas zabezpieczający. Jednak coraz częściej jest on ustalany w sposób zautomatyzowany, poprzez wykorzystanie oprogramowania z opcją zarządzania magazynem. Takie rozwiązanie można spotkać w programach WMS.

Od jakich czynników zależy zapas zabezpieczający?

Odpowiedni poziom, jaki powinien mieć zapas zabezpieczający, można bez problemu wyliczyć orientacyjnie dla każdej firmy. Żeby było to możliwe, konieczne jest wyznaczenie zapasu określanego manipulacyjnym. Zabezpieczenie towaru stanowi jego część. Warto także zauważyć, że na zapas zabezpieczający mają wpływ trzy kwestie:

Prognozowanie popytu na określone towary

Przedsiębiorstwa starają się dążyć do jak najlepszego zoptymalizowania strategii prognozowania popytu na oferowane przez nie produkty. Należy jednak pamiętać, że rynek bywa zmienny, a co za tym idzie bardzo dokładne oszacowanie sprzedaży w danym okresie, nie zawsze bywa możliwe. Coraz częściej dochodzi np. do nagłego wzrostu zainteresowania konkretnym produktem. Jest to spowodowane zmieniającymi się trendami, czy nawet podniesieniem cen przez inny firmy działające w tej samej branży.

Istotnym czynnikiem jest także sama sezonowość niektórych produktów. Jest ona kluczowa w kontekście określenia zapasów przedsiębiorstwa. Przykładem mogą być np. stroje kąpielowe lub akcesoria wodne, które cieszą się największym zainteresowaniem w okresie lata. Wówczas firma musi zadbać o zgromadzenie znacznie większych zapasów wspomnianych artykułów. Popularność tych produktów w okresie zimowym jest natomiast zdecydowanie mniejsza.

Zoptymalizowana strategia dostaw od kontrahentów

Czas realizacji dostaw od kontrahentów liczony jest od momentu złożenia zamówienia do czasu dostarczenia produktów lub surowców do magazynu przedsiębiorstwa. Termin ustalany jest zazwyczaj indywidualnie na podstawie wewnętrznych procesów firmy czy ich lokalizacji. Zawsze jednak należy liczyć się z tym, że może wystąpić opóźnienie. W takim przypadku zapas zabezpieczający powinien wystarczyć na zapewnienie ciągłości pracy magazynu.

Żeby lepiej zobrazować tę kwestię, warto posłużyć się przykładem. Przedsiębiorstwo zamawia od swojego dostawcy pokrywy rur kanalizacyjnych. Standardowy czas realizacji zamówienia wynosi 10 dni. Jednak ze względu na problemy związane np. z samochodem niezbędnym do transportu, czas dostawy może wydłużyć się o nadprogramowe 4 dni. Zapas zabezpieczający przedsiębiorstwa musi zatem pokryć zapotrzebowanie na zamówiony towar, do czasu aż dostawa dotrze do magazynu.

Doświadczenie i zadowolenie klienta wpływające na ocenę jakości usług

Poziom obsługi przez daną firmę zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób i jak szybko realizowane są zamówienia klientów. O wysokiej jakości obsługi można mówić wtedy, kiedy dana osoba otrzymuje produkt, w którym czasie lub dokładnie w tym momencie, kiedy go potrzebuje. Dla przykładu: na aukcji internetowej widnieje informacja, że kupując towar do godziny 14, przesyłka będzie następnego dnia u odbiorcy. Realizacja zamówienia jest możliwa dzięki zapasom magazynowym. W przypadku ich braku wysyłka jest opóźniona, a jakość usług firmy ocenia zdecydowanie niżej.

Zapasy zabezpieczające można klasyfikować według różnych aspektów. Podstawą jest natomiast ich funkcjonalność i realne znaczenie dla przedsiębiorstwa. Biorąc pod uwagę tę kwestię, wyróżnia się zapasy w 3 podstawowych grupach:

Biorąc pod uwagę kwestię funkcjonalności zapasów magazynowych, można wyróżnić także tzw. produkty z odzysku, czyli np. ze zwrotów. Są to towary, które przynajmniej częściowo nadają się do powtórnego wykorzystania. Nie należy zapominać także o zapasach martwych i spekulacyjnych. Pierwsze z nich to produkty, które mają znikomy popyt, a konieczne jest ich magazynowanie i ponoszenie w związku z tym wysokich kosztów. Druga grupa to zapasy spekulacyjne, co oznacza, że firma spodziewa się popytu na nie, ale nie jest w stanie określić, kiedy ten wystąpi.

Dla przedsiębiorstwa — niezależnie od branży — bardzo niekorzystnym zjawiskiem może okazać się przewymiarowanie zapasów zabezpieczających. Jest to sytuacja, w której firma zgromadziła zbyt dużo produktu, na który aktualnie nie ma zapotrzebowania. Wówczas rosną straty wynikające z konieczności długoterminowego przechowywania towarów. Chcąc uniknąć takiej sytuacji, przedsiębiorstwo winno kierować się konkretnymi zasadami z zakresu gromadzenia zapasów.

Firma nie powinna decydować się na jednakowe gromadzenie poziomu zapasów zabezpieczających dla wszystkich produktów, które oferuje klientom. Zmiany rynkowe sprawiają, że możliwe jest powstanie wielu różnorodnych scenariuszy sprzedażowych. Odgórne i jednolite zasady gromadzenia zapasów w całym przedsiębiorstwie są zazwyczaj mało efektywne. W celu dopasowania odpowiedniej strategii gromadzenia zapasów konieczne jest opracowanie indywidualnej metody, która uwzględnia wszystkie zmienne rynkowe. Jej celem jest doprowadzenie do uzyskania równowagi pomiędzy zapotrzebowaniem realnym a ewentualnym wzrostem popytu. Coraz więcej firm korzysta w tym przypadku z nowoczesnego oprogramowania, które jest w stanie monitorować wszystkie zdarzenia zachodzące. Idealnie w tej roli sprawdzi się AVOCADO Soft.

Druga reguła, którą warto się kierować, mówi o tym, że aby nie doprowadzić do przewymiarowania zapasu, konieczne jest skupienie się na usprawnieniu procesów wewnątrz firmy. Zazwyczaj nie da się precyzyjnie kontrolować całego łańcucha. Zawsze mogą pojawić się problemy np. nieprzewidzianego braku dostaw od kontrahentów. Warto więc zwrócić uwagę wyłącznie na te elementy, nad którymi przedsiębiorstwo ma największą kontrolę.

Trzeci aspekt pozwalający uniknąć przewymiarowania zapasów to monitorowanie przestrzeni magazynowej. W tym celu niezbędne jest specjalne oprogramowanie. Stosowanie niewłaściwych programów często wpływa na różnego rodzaju braki w przepływie informacji. Te skutkują natomiast błędnym zarządzaniem firmą. Dynamiczny przepływ informacji pomiędzy magazynem, działem zarządzającym i pracownikami magazynu, jest możliwy dzięki nowoczesnych rozwiązaniom technologicznym. Przykładem oprogramowania, które warto wykorzystać w tym przypadku, jest soft AVOCADO oraz jego poszczególne moduły takie jak AVOCADO Packing, oraz AVOCADO Shipping. Z ich pomocą można wygodnie i efektywnie zarządzać magazynem i przesyłkami, a także innymi procesami wewnątrzfirmowymi.