Opis: dystrybutor z branży automatyki przemysłowej
Profil działalności: spółka z o.o.
System ERP: Subiekt GT

Klient to firma zajmująca się kompleksową kompletacją dostaw automatyki przemysłowej i HVAC. Obsługuje prefabrykatorów szaf sterowniczych, hurtownie elektryczne, producentów maszyn i urządzeń oraz wykonawców z branży automatyki budynkowej. Jest największym dystrybutorem komponentów LG/LS w Polsce południowej, a jego oferta obejmuje także marki takie jak Schrack Technik, WAGO, Siemens czy Schneider Electric. Dodatkowo firma oferuje własne produkty z kategorii akcesoriów do szaf sterowniczych.

Przed wdrożeniem systemu WMS operacje magazynowe były realizowane w sposób manualny, bez wsparcia systemu informatycznego. Firma korzystała z kartek, co utrudniało bieżącą kontrolę stanów magazynowych oraz powodowało trudności w lokalizacji towarów. Wiedza o rozmieszczeniu produktów była zależna od doświadczenia poszczególnych pracowników, co znacząco wydłużało proces wdrażania nowych osób do pracy. Procesy sprzedaży i przesunięć na produkcję wymagały usprawnienia i lepszej organizacji, szczególnie w kontekście obsługi kilku magazynów wirtualnych działających w ramach jednego magazynu głównego.

Głównym celem wdrożenia systemu WMS było zapewnienie prawidłowej identyfikacji położenia towarów w magazynie, a także usprawnienie kluczowych procesów operacyjnych, takich jak sprzedaż i przesunięcia między magazynami, w szczególności w kontekście zaopatrywania produkcji. Zespół wdrożeniowy był odpowiedzialny za opracowanie logicznej struktury magazynu, uwzględniającej zarówno specyfikę fizycznej przestrzeni, jak i konieczność optymalizacji tras kompletacji. Kluczowym założeniem było również połączenie kilku magazynów wirtualnych w jeden centralny magazyn główny, co miało na celu uproszczenie obsługi dokumentów magazynowych oraz skrócenie czasu ich realizacji. Jednym z podstawowych wyzwań była ograniczona kontrola stanów magazynowych. W praktyce jedynie doświadczeni pracownicy byli w stanie efektywnie poruszać się po magazynie, wiedząc, gdzie znajdują się konkretne towary. Problem potęgowało występowanie dużej liczby produktów w zbliżonych opakowaniach, co zwiększało ryzyko pomyłek przy kompletacji zamówień.

Magazyn Klienta został zorganizowany w sposób umożliwiający efektywne zarządzanie zarówno towarem drobnicowym, jak i paletowym. Obiekt podzielono na dwie logiczne strefy. Pierwsza z nich to wyraźnie wydzielona część z regałami o mniejszej skali, przeznaczona do przechowywania drobnych elementów. Druga strefa obejmuje główną część magazynu, w której znajdują się regały dostosowane do obsługi jednostek paletowych.

W celu uporządkowania składowania i zapewnienia jednoznacznej identyfikacji lokalizacji, wdrożono system nośników w postaci kuwet, do których przypisano konkretne pozycje magazynowe. Dzięki temu towary przechowywane w jednym miejscu zostały logicznie pogrupowane, co ułatwia ich identyfikację i dostęp.

Dodatkowo zmodyfikowano marszrutę kompletacyjną, tak aby system automatycznie sugerował nie tylko fizyczną lokalizację towaru w magazynie, ale także nazwę przypisanego nośnika. Takie rozwiązanie umożliwia operatorowi szybsze i bardziej precyzyjne realizowanie dokumentów magazynowych, skracając czas potrzebny na odnalezienie odpowiednich produktów i minimalizując ryzyko pomyłek.

W ramach wdrożenia systemu WMS jednym z kluczowych obszarów objętych optymalizacją był proces przesunięcia towarów na produkcję. Proces ten został zaprojektowany dwuetapowo – w pierwszej kolejności obsługiwany jest magazyn główny, w którym odbywa się sprzedaż, natomiast w kolejnym etapie obsługiwany jest magazyn produkcyjny. Firma wykorzystuje kilka magazynów wirtualnych, które są powiązane z magazynem głównym, co wymagało odpowiedniego dostosowania przepływu towarów.

Szczególne znaczenie w procesie ma magazyn MPP, czyli magazyn pozostałości z produkcji. To właśnie tam trafiają materiały, które nie zostały wykorzystane w trakcie realizacji wcześniejszych zleceń. Gdy pojawia się nowe zlecenie produkcyjne, w pierwszej kolejności weryfikowana jest dostępność odpowiednich surowców w magazynie MPP. Jeżeli wymagany towar jest dostępny, magazynierzy otrzymują polecenie pobrania materiału właśnie z tego miejsca. Następnie, po fizycznym pobraniu towaru, w systemie następuje zmiana lokalizacji na dokumencie magazynowym: z magazynu MPP na magazyn główny. Realizacja zlecenia odbywa się już z poziomu magazynu głównego, mimo że fizycznie towary nie zmieniają swojej lokalizacji. Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania, przesunięcia na produkcję przebiegają sprawnie, a wykorzystanie pozostałości z produkcji staje się elementem codziennej pracy operacyjnej.

Dla klienta został przygotowany dedykowany mechanizm automatycznego nadawania priorytetów dokumentom wydania (DW), który znacząco usprawnia pracę magazynu. Celem było zapewnienie magazynierom klarownego podziału dokumentów według stopnia gotowości do realizacji, co pozwala skupić się w pierwszej kolejności na tych zleceniach, które można obsłużyć najszybciej. System automatycznie ocenia każdy dokument wydania i przypisuje mu odpowiednią liczbę gwiazdek – od jednej do czterech – na podstawie dostępności towaru:

Dodatkowo, uwzględnione zostało specjalne pole “wyślij natychmiastowo” po stronie systemu Subiekt GT. Jeśli to pole zostanie zaznaczone, dokument automatycznie otrzymuje 4 gwiazdki, bez względu na dostępność towarów. Dzięki temu dokumenty oznaczone jako pilne są zawsze traktowane priorytetowo i wyświetlane na samej górze listy.

Automat priorytetów działa w sposób ciągły – monitoruje stany magazynowe i dynamicznie przypisuje priorytety dokumentom w zależności od aktualnej dostępności towarów oraz terminu realizacji. Dzięki temu pracownicy magazynu zyskują jasną informację, które zlecenia mogą być obsłużone w pierwszej kolejności, co przekłada się na lepszą organizację pracy i terminowość realizacji zamówień.

W ramach rozszerzenia funkcjonalności systemu, dla klienta została wdrożona obsługa flag służących do statusowania zamówień znajdujących się w systemie ERP Subiekt GT. Mechanizm ten umożliwia precyzyjne śledzenie etapu realizacji każdego zamówienia na poziomie systemu ERP, bez konieczności przeglądania danych w systemie WMS. Proces rozpoczyna się od nadania odpowiedniej flagi zamówieniu, np. „do kompletacji”. Dodatkowo określane jest, czy na podstawie danego zamówienia ma zostać wystawiona faktura, czy dokument WZ. Na tej podstawie system automatycznie generuje odpowiedni dokument magazynowy lub sprzedażowy. Po jego utworzeniu flaga zamówienia jest aktualizowana zwrotnie w Subiekcie – zmieniana na „do kompletacji”.

W momencie rozpoczęcia realizacji dokumentu wydania (DW) status zmienia się na „w trakcie kompletacji”, a po zakończeniu procesu oraz wysyłce towaru – na „wysłane”. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownicy Subiekta GT mają na bieżąco wgląd w aktualny status każdego zamówienia, co ułatwia planowanie pracy, poprawia komunikację wewnętrzną i zwiększa transparentność całego procesu realizacji.

Szkolenie z obsługi systemu WMS może być realizowane zarówno zdalnie, jak i stacjonarnie, w zależności od potrzeb i preferencji klienta. W opisywanym przypadku nasi specjaliści przeprowadzili szkolenie bezpośrednio w siedzibie klienta, w jego magazynie.

Pierwsza część szkolenia została przeznaczona dla administratorów i kierowników magazynu. Odbywała się w formie prezentacji konfiguracji aplikacji oraz omówienia najważniejszych funkcjonalności dostępnych z poziomu zarządzania systemem. Uczestnicy poznali m.in. możliwości modyfikacji ustawień, rozwiązywania najczęstszych problemów operacyjnych oraz zasady zlecania i kontroli pracy zespołu magazynowego.

Druga część szkolenia odbyła się bezpośrednio na magazynie, w środowisku testowym, z wykorzystaniem kolektorów danych. Pracownicy magazynowi mieli okazję praktycznie przetestować działanie systemu, zapoznać się z jego interfejsem oraz przećwiczyć codzienne czynności związane z obsługą dokumentów i procesów magazynowych. Takie podejście pozwoliło każdej grupie użytkowników zdobyć wiedzę adekwatną do pełnionej roli i lepiej przygotować się do pracy z nowym systemem.